|
Kontroll av tildelte roller i Acos CosDoc Hensikt/omfang Sikre at personell har tilgang til helseopplysninger iht. tjenstlige behov og taushetsplikten. Ansvar/målgruppe Gjennomgang og kontroll av tilganger/roller må organiseres og gjennomføres av den enkelte leder: Minimum en gang i året Ved organisasjonsendringer, overflytting av personell til annen enhet/avdeling eller endring av arbeidsområde Ved sikkerhetsbrudd for den enheten/avdeling som ble berørt av bruddet Gjennomføring Systemansvarlig vil regelmessig og minimum årlig sende ut en oversikt over ansattes tilganger til ansvarlig leder. Det skrives ut en oversikt for hver rolle. Leder skal så snart som praktisk mulig etter mottak, verifisere at oversikten er korrekt og at tilgangene er berettigede, dvs. reflekterer ansvar og organisasjonsmessig tilhørighet. Tilbakemelding skal uansett sendes og eventuelle endringer, feil og mangler skal sendes til systemansvarlig på e-post eller per papir. Alternativt at leder tar tak i endringer selv og gir tilbakemelding til systemansvarlig om hva som er gjort. Tildeling av roller for tilgang i CosDoc Hensikt/omfang Sikre at personell har tilgang til helseopplysninger iht. tjenstlige behov og taushetsplikten. Ansvar/målgruppe Leder er ansvarlig for å avgjøre hvilke tilganger den enkelte ansatte skal ha i CosDoc, men oppgaven med å tildele rollene i CosDoc kan delegeres. Gjennomføring Tildele en rolle Velg Instillinger – Identitestregister- velg initialer på ansatt – søk. Du kommer da inn i på den ansatte. Dobbeltklikk på navnet. Gå så til System – Ny – velg adm.enhet – sett inn dato for start i den nye rollen på Periode. Gå deretter til neste fane - Defaultverdi og velg hvilken profil den ansatte skal ha. Dette må velges etter hvor den ansatte skal arbeide, f.eks. hjemmesykepleien eller helsetunet, og hvilken rolle den ansatte har, f.eks. hjelpleier eller sykepleier. Velg deretter hvilket nr. ansettelse dett er. Dersom den ansatte har stilling 1 og 2 fra før blir dette nr. 3. Alle tilganger skal ha en startdato, dette settes i det venstre feltet for periode. Det er ikke krav til sluttdato for roller som tildeles til faste ansatte, men det anbefales å registrere en sluttdato på rollene til studenter, lærlinger og vikarer som ofte skal ha en kortvarig tilgang. Trykk på lagreknappen og rollen vil legge seg i listen over den ansattes roller. Avslutte en rolle På samme måte som ved tildeling av roller skal den enkelte enhets ansvarlige leder sørge for at tilganger oppdateres eller ugyldiggjøres. Lederen har ansvar for jevnlig å følge opp og identifisere behov for fjerning/endring. Ved endring av ansvar eller organisasjonsmessig tilhørighet internt i kommunen skal ansattes tilganger til CosDoc vurderes. En rolle avsluttes ved at man setter en sluttdato på rollen. Når datoen er passert vil den ansatte ikke kunne logge seg inn i CosDoc. Det er krav til å oppbevare et register over tildelte roller, rollene skal derfor ikke slettes, kun avsluttes. Nød-søk Dersom det er en journal du MÅ se og ikke har tilgang til gjennom den tildelte rolle, må en bruke nød-søk. Trykk SØK øverst til høyre i bilde Tjenestebruker. Da får du opp knappen ØH, trykk på denne. Etterpå må du skrive inn fødselsdato, personnummer 5 siffer, person-id eller minst 3 tegn i navnet. Du må også skrive en årsak til søket. Du får opp navnet og dobbeltklikker på det. Systemansvarlig tar ut liste hver 3.mnd på hvem som har brukt nødsøk. Journalansvarlig CosDoc Formål Sikre at det oppnevnes en journalansvarlig for enhver journal. Sikre at funksjonen ivaretas i henhold til gjeldende lover og forskrifter. Grunnlag Det skal utpekes en person som skal ha det overordnede ansvaret for den enkelte journal, en journalansvarlig, og det skal framgå av journalen hvem som er journalansvarlig. Helsepersonelloven § 39 Pasientjournalforskriften § 6. Målgruppe Prosedyren gjelder for journalansvarlig i kommunen og for alle som oppnevner journalansvarlig på tjenestemottakers brukerkort. Beskrivelse Hvem er journalansvarlig Det skal fremgå av journalen hvem som er journalansvarlig. Journalansvaret skal tildeles den enkelte enhetsleder innenfor Helse og omsorg på den enkelte avdeling. For eksempel. Helsetunet, Hjemmesykepleien 1, Hjemmesykepleien 2, Psykisk helse o.l. Hvor registreres journalansvarlig Hvem som er journalansvarlig for den enkelte journal registreres på den enkelte journal i rubrikken Journalansvarlig. Journalansvarliges oppgaver Journalansvarlig skal: Ha det overordnede ansvaret for pasientjournalen Ha ansvaret for at journal opprettes og for at den føres og behandles i samsvar med lov- og forskriftsbestemte krav Ha ansvar for at journalen er tilgjengelig for ansatte som har tjenstlig behov Ta stilling til krav om innsyn, retting og sletting Ved overføring av journalansvar fra en person til en annen person, for eksempel når journalansvarlig slutter, må det fremgå av journalen hvilken dato journalansvaret gikk over. Dato kommer fram automatisk når systemansvarlig endrer journalansvaret. Den journalansvarlige kan ikke beslutte at opplysninger ikke skal stå i journal dersom opplysningene er av betydning som dokumentasjon for uenighet mellom helsepersonell i faglige spørsmål vedrørende helsehjelpen som ytes pasienten, jf. pasientjournalforskriften. Ansvar/myndighet Kommunalsjefene for Helse og omsorg har ansvar for å oppnevne journalansvarlig i den enkelte helsetjeneste. Enhetsleder/avdelingsleder har ansvar for at retningslinjen er kjent for ansatte og at den følges. Den enkelte ansatte har ansvar for å følgeretningslinjen. Det er den enkelte ansatte som har ansvar for at det som blir registrert i Gerica er riktig. Og det er journalansvarlig som avgjør om noe skal slettes (typisk hvis det blir dokumentert på feil pasient). Også er det jeg, som systemansvarlig, som utfører sletting på vegne av journalansvarlig. Det er kun jeg som har rettighet til å slette. Så i bunn og grunn blir alt som registreres i systemet lagret for alltid. Det blir tatt sikkerhetskopier av systemet hver natt, dette er IT ansvarlig for |