|
Saksbehandler har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase. Saksbehandler er ansvarlig for at alle saksdokumenter de arbeider med blir arkivlagt. , dvs. alle saksdokument som ihht. Offentlighetsloven §§ 2 og 3 er å regne som saksdokument for organet. En sak kan defineres som en forespørsel som er til behandling. Dokumentene i en sak skal holdes samlet – og det skal være samsvar mellom fysisk arkiv og dokumentene som inngår i et saksnummer i sak-/arkivsystemet. Saksbehandler skal derfor:
- kontrollere at mottatte brev er stemplet og registrert i arkivet og at disse har riktig arkivbetegnelse, saksnummer og saksbehandler. Dette gjelder også e-post og sms. Det er ikke anledning til å starte saksbehandling på brev som ikke er stemplet og journalført.
- ha ansvar for at brev (inkl. e-post og sms) som kommer direkte til saksbehandler blir journalført.
- påse at gradert post er/blir påført riktig lovhjemmel.
- påse at overskriften på utgående brev er dekkende og at brevet kun omhandler en sak.
- ha ansvar for at alle brev de sender har arkivlagt kopi i saksmappe. Dette gjelder også e-post og sms.
- gi beskjed til enhetsleder eller arkivet ved overføring av sak til annen saksbehandler.
- ha ansvar for at arkivmappen ryddes for arkivuverdig materiale som konsept, kladder, dubletter, arbeidsnotat m.m.
- ha ansvar for at materiale de låner fra arkivet blir registrert som utlånt og at materialet blir returnert i samme stand som før utlånet. Saksbehandler kan ikke låne arkivmateriale videre til andre uten at dette blir registrert.
- ha ansvar for oppfølging av egne saker - jfr. restanse og forfall
All saksbehandling skal skje i kommunens sak/arkivsystem eller fagsystemer og absolutt ingen kommunale dokumenter skal lagres i personlige filer/mapper. Saksbehandler skal journalføre egne utgående brev og interne notater – dvs. i tillegg til alt som mottas som et ledd i saksbehandlingen. I arkivfaglige saker er saksbehandler underordnet arkivleder i kommunen og er til enhver tid pålagt å følge gjeldende rutinebestemmelser. |