Arkivorganisering

Felles postmottak

Arkivtjenesten i Meldal kommune er organisert med felles postmottak og sentralarkiv for avdelingene på Rådhuset. Det er servicekontoret ved rådhuset som registrerer og journalfører posten som kommer til felles postmottak. Det samme gjelder for kommunens epost postmottak@meldal.kommune.no. 

Postmottak i sektorene

Meldal helsetun, Løkken barnehage, Storås barnehage, Grefstad barnehage, Å barnehage og Meldal barne- og ungdomsskole har postmottak på egen enhet. De registrerer mottatt post selv eventuelt leverer Servicekontoret for registrering.

Fellesarkiv

Arkivtjenesten er organisert som fellesarkiv for saksarkivet for hele kommunen. Sektorene har sine spesialarkiv plassert i egen enhet. 

 Servicekontoret har ansvar for følgende:

• opprette nye mapper
• hente fram saker som åpnes på nytt
• ta ut offentlige journaler til publikum mm
• avslutte arkivsaker og plassere mappene riktig i arkivet

Papirarkiv/Journalenhet

Arkivet i Meldal kommune er organisert som papirarkiv med registrering i sak- og arkivsystemet Acos WebSak. Alle arkivdeler - med unntak av arkivdel Personal - er kategorisert som papirarkiv selv om det over tid har vært brukt elektroniske hjelpemiddel i saksbehandling og arkivering.

System:            Kontor 2000
Arkiv:               PM 
Betegnelse:      Postmottak
Fra dato:          01.01.1999
Til dato:            01.01.2005

System:            Acos WebSak
Arkiv:               PM 
Betegnelse:      Postmottak
Fra dato:          01.01.2005
Til dato:  

Arkivskapere i Meldal kommune

Følgende arkivskapere bygger opp og vedlikeholder arkivserier i samsvar med regler og forskrifter:

Sentralarkiv:

• Saksarkiv for hele kommunen, inkl. landbruk Orkdal kommune
• Eiendomsarkiv for hele kommunen inkl gnr/bnr landbruk Orkdal kommune
• Personalarkiv
• Offentlig journal
• Møtebøker

Andre:

• Meldal helsetun, klientarkiv
• Hjemmetjenesten 1, klientarkiv
• Hjemmetjenesten 2, klientarkiv
• Hjelpetjenesten, klientarkiv
• Helsestasjon, klientarkiv
• Jordmor, klientarkiv
• Legekontoret, kommunelegen, klientarkiv
• Meldal barne- og ungdomsskole, elevmapper
• Løkken barnehage, barnehagemapper
• Storås barnehage, barnehagemapper
• Grefstad barnehage, barnehagemapper
• Å barnehage, barnehagemapper
• NAV, klientarkiv

Arkivdeler:

Elektroniske pasient- og personopplysninger i fagsystem

Bestemmelser som regulerer en kommunes behandling av pasient- og personopplysninger:

• EUs personvernforordning (GDPR)fra ultimo mai 2018
  - Personopplysninger artikkel 6
  - sensitive opplysninger artikkel 9 nr 2
• Personopplysningsloven
  - §13 og §16
• Forskrift om personopplysninger
  - §2-11
• Helseregisterloven
  - §13 og §16
• Sosialtjenesteloven
  - §2-1
• Opplæringsloven