Tilbud/Anbud/Offentlige anskaffelser

Tilbud/Anbud/Offentlige anskaffelser

Formål Sikre korrekt dokumentasjon, journalføring og arkivering av anbud/tilbud saker Sammendrag Oppsettet beskriver journalføring av anbud/tilbud saker. Fra opprettelse av sak til avslutningen av saken.

 Offentlige anbud

I den nye Offentlighetslovens paragraf 23 (fom 01.01.09) er det innført strengere krav for å gjøre unntak for innsyn i forbindelse med anbudskonkurranser og andre typer offentlige innkjøp. Tilbydere, mediene og publikum får en betydelig bedre mulighet for innsyn i tilbud og protokoller. En hovedhensikt med dette er å motvirke korrupsjon på ulike nivåer i forvaltningssystemet.

Henvisninger

• Lov om offentlig anskaffelser med forskrifter
• Offentlighetsloven
  • § 23 Unntak av omsyn til det offentlege sin forhandlingsposisjon m.m.
• Forvaltningsloven
  • § 19.b - innskrenket adgang til visse opplysninger
• Arkivloven kapittel II - Offentlige arkiv

1. Journalføring av anbud/tilbud saker Journalføringen skal skje slik:

• Den som starter prosessen med anbud/tilbud oppretter sak i Saks- og arkivsystemet ePhorte. Post- og arkivtjenesten kan hjelpe til med opprettelsen.
  • I sakstittelen bør det stå: anbud/tilbud - hva anbudet gjelder/ hvilke produkter/ tjenester (praktisk om fristen er oppgitt i tittelfeltet.)
• Saken starter med utlysning. Tilbud og anbud over 500 000 kr foretas via Doffin
  • utlysningen legges inn i ePhorte som notat uten mottaker (x-notat).
  • Grunnlagsdokumentene legges inn på samme vis som utlysningen
• Det er viktig å informere post- og arkivtjenesten om pågående anbud i forbindelse med poståpningen.
• Etter anbudsåpningen registreres tilbudsbrevet som har kommet inn fra eksterne tilbydere i ePhorte av post- og arkivtjenesten. (Ikke alle tilbudsdokumentene).
  • Tilbudene skjermes med kode. Off.l.§ 23 Avsender skjermes.
  • Det opplyses i merknadsfeltet i saken hvor dokumentene oppbevares, da det i de fleste tilfellene er hensiktmessig at det oppbevares ved administrasjonsenheten.Tilbudene skjermes med kode. Off.l.§ 23 Avsender skjermes.
• Eventuelt forhandlingsdokumenter med fornyet tilbud mv legges også inn i ePhorte av saksansvarlig.
  • Skjermes med kode off.l. § 23.
• Når protokollen er ferdig signert, sendes den i original til post- og arkivtjenesten for journalføring (skanning).
• Brev til tilbydere om at de ikke vant anbudsrunden, skjermes ikke etter som forretningshemmeligheter ikke røpes i disse brevene.
• Når leverandør er valgt – skal alle tilbud og protokoller avgraderes, dvs. skjermingen etter §23 skal fjernes. Forutsatt at dokumentene ikke inneholder sensitiv informasjon. Konkurransegrunnlaget skal aldri offentliggjøres
• Avtaledokumentet på den som vinner anbudet sendes til post- og arkivtjenesten for journalføring.
• Administrasjonsenheten oppbevarer alle dokumenter i saken.
• Alle tilbudsvedlegg kan makuleres ved klagefristens utløp dvs. 6 mnd etter at tilbudet er antatt.