Innhold:
1. POST- OG ARKIVRUTINER I PP-TJENESTEN FOR ORKDAL OG AGDENES
1.1 Saksbehandlersystem
1.2 Mottak av post
1.3 Åpning og sortering av inngående post
1.4 Stempling og journalføring
1.5 Fordeling, oppfølging
1.6 Journalføring og ekspedering av egenproduserte saksdokumenter
1.7 Saksavslutning og arkivlegging
1.8 Kvalitetskontroll av journal og arkiv
1.9 Innsyn i arkiv
2. OPPRETTELSE AV KLIENTJOURNAL
2.1 Registrering av henvisning
2.2 Registrering av TKS-saker (Tiltakskjedesaker)
3. PPT-ARKIVET - INNDELING
3.1 Registrering av klientsaker
3.2 Registrering av systemsaker
4. BEVARING OG DEPONERING AV ARKIV
4.1 Oppbevaring av arkiv
1. POST- OG ARKIVRUTINER I PP-TJENESTEN FOR ORKDAL OG AGDENES
1.1 Saksbehandlersystem
Sikrer at dokumenter med verdi for barn, unge og voksne blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for ettertiden.
18. august 2016 avsluttet vi fagsystemet Frida. Frem til da ble sakspapirer registrert inn i Frida, og det ble laget en papir klientmappe med omslagsark for hver klient.
19. august 2016 startet vi med fagsystemet HK Oppvekst og fullelektronisk arkiv. Klientmapper i papirversjon blir ikke videreført.
1.2 Mottak av post Inngående post blir levert til sentral arkivtjeneste som er ansvarlig for videre fordeling av post til PP-tjenesten. E-post skal håndteres som vanlig post og skannes inn i fagsystemet hvis de er saksdokument. PP-tjenesten i Orkdal har en desentralisert arkivstruktur der enheten har ansvaret for sitt eget arkiv. Personlig adressert post, dvs. når personnavn står foran navnet på den kommunale enheten, skal leveres uåpnet til rette vedkommende. Rådgivere som mottar personlig adressert post som viser seg å være sakspost, skal straks levere denne til sekretær for registrering. Dersom rådgiver mottar arkivverdig e-post, har rådgiver plikt til å sørge for at den blir journalført i fagsystemet.
1.3 Åpning og sortering av inngående post Posten åpnes av sekretær. Etter at posten er åpnet, blir posten sortert i ikke arkivverdig post (informasjonspost) og arkivverdig post (sakspost). Som ikke arkivverdig post regner vi trykksaker, offentlige publikasjoner, rundskriv, utskrifter, kopier fra andre organ og annet mangfoldiggjort materiale som ikke fører til saksbehandling eller er viktig som dokumentasjon. Informasjonsposten legges ikke i arkivet. Som arkivverdig post regner vi post som blir gjenstand for saksbehandling. Saksposten går til stempling og journalføring/skanning. Inngående post fra saksbehandlersystemet ePhorte som er gjenstand for saksbehandling legges inn i HK Oppvekst . Dokumenter som kommer i papirversjon blir skannet inn i HK Oppvekst og satt i perm som merkes “Skannet dato f.o.m.” og “Skannet dato t.o.m.”.
1.4 Stempling og journalføring Sekretær er ansvarlig for at følgende oppgaver blir gjennomført:
a) Saksposten blir stemplet med journalstempel som inneholder kommunenavn og mottaksdato.
b) Skanner og journalfører saksdokumentene elektronisk i fagsystemet HK Oppvekst og knytter de til eksisterende saker eller oppretter nye saker. 1.5 Fordeling, oppfølging
- Mottatte henvisninger blir gjennomgått på inntaksmøte en gang pr. uke. Er henvisningen mangelfull blir den returnert henviser med oversikt over manglende papirer. Er henvisningen fullstendig blir den fordelt på rådgiver.
- Sekretær fordeler saksdokumentene til rådgiverne elektronisk i fagsystemet.
- Den enkelte rådgiver har selv ansvar for oppfølging av saker de står ansvarlige for
- Leder av PP-tjenesten har oversikt over inngående/utgående post ved å åpne postjournalen og lese dokumentene der.
1.6 Journalføring og ekspedering av egenproduserte saksdokumenter
- Alle utgående brev og andre saksdokumenter som er produsert internt skal journalføres i HK Oppvekst.
- Alle utgående brev blir som hovedregel sendt med SvarUt i saksbehandlersystemet ePhorte eller som papirpost (bare brukt når vi ikke får tilslag i Folkeregisteret). Rådgiver eller leder signerer utgående dokumenter elektronisk i HK Oppvekst. Sekretær markerer dokumentet som sendt, og legger det over i ePhorte for utsending.
- Rådgiver og sekretær skal kontrollere at saksdokumentene er korrekt journalført.
- E-post som sendes til mailadresser utenfor Orkdal kommune, - og inneholder sensitive opplysninger - skal være kryptert.
- Personlige arbeidsnotat skal ikke i arkivet. Som personlig arbeidsnotat regner vi nedtegninger som ikke har konsekvenser for en sak, eller som bare blir brukt som kladd til et saksdokument. Oppbevaring av personlige arbeidsnotat er den enkelte rådgiver sitt ansvar. Men når slike notat inneholder opplysninger som har konsekvenser for saksbehandlingen, skal notatet formes som et saksdokument og arkiveres sammen med saken.
1.7 Saksavslutning og arkivlegging Når en sak er ferdig behandlet gir rådgiver beskjed til sekretær om at saken skal avsluttes. Sekretær avslutter saksmappa med sluttdato og den blir automatisk lagt over til elektronisk arkiv. 1.8 Kvalitetskontroll av journal og arkiv Sekretær skal føre kontroll med at alle saksdokument er journalførte og knyttet til rett sak. Alle dokumentene i en sak skal være samlet i en mappe. 1.9 Innsyn i arkiv
(Forvaltningsloven § 2, 3, 12, 13, 18, 19)
(Personopplysningsloven § 18, 23)
Alt innsyn skal dokumenteres skriftlig
Innsyn skal behandles av leder i PP-tjenesten
Innsyn skal registreres elektronisk i HK Oppvekst
Er det snakk om partsinnsyn (det er den personen mappa gjelder) må partene sende skriftlig søknad med opplysninger om hva det ønskes innsyn i, signert fullmakt, samt kopi av legitimasjon.
Hvis henvendelsen kommer via advokat eller annen fullmektig skal signert fullmakt følge søknaden, men kopi av legitimasjon er ikke nødvendig. Klient og foresatte har felles innsynsrett til klienten fyller 18 år. Har klienten fylt 18 år må foresatte ha skriftlig fullmakt fra klienten for å få innsyn i mappa. Fra fylte 15 år kan klienten i spesielle tilfeller kreve innsyn alene. Unntak gjelder hvis saken inneholder opplysninger om andre personers helse (for eksempel foreldrenes helse er omtalt), eller hvis det er utilrådelig av hensyn til klientens helse eller forholdet til noen som står vedkommende nær. Når det gjelder innsyn i hele eller deler av klientmappa, kan parten i utgangspunktet få innsyn i alt. Leder i PP-tjenesten vurderer om vi ønsker å unnta dokumenter fra innsyn. En klient har rett til å la seg bistå av advokat eller annen fullmektig og opplysninger som klienten bør skånes for kan evt. gis til vedkommendes fullmektig. Den som får avslag på søknad om innsyn kan påklage avslaget til fylkesmannen. 2. OPPRETTELSE AV KLIENTJOURNAL 2.1 Registrering av henvisning PP-tjenesten v/sekretær mottar henvisning som registreres i HK Oppvekst under fanen “Persondata”. Der hentes klienten inn gjennom folkeregisteret – personnummer, adresse og foresatte kommer opp der. I tillegg registrerer vi mobilnummer og epost på foresatte. Under fanen “Henvisning” registreres Henvisningsdato (dato da henvisningen ble tatt inn på inntaksmøtet), Team, Ansvarlig (leder for PPT), Barnehage/skole, Kommune, Status for saken, Henvisende instans, Henvisningsgrunn. Under fanen “Vårt arbeid” registreres Startdato, Skoleår, Ansvarlig 1 (rådgiver som får ansvaret for saken), Team, Status, Trinn, Barnehage/Skole, Hovedvanske. Det sendes utredningsplan til henviser og foresatte med sakens status og timeavtaler senest innen 2 uker fra vi mottok henvisningen. Dersom det skal utarbeides Sakkyndig vurdering registreres dette under arkfanen “Sakkyndig vurdering”. Rådgiver registrerer Ansvarlig 1, Påbegynt dato, Team, Barnehage/Skole, Paragraf , Ferdig dato. Sakkyndig vurdering skal sendes ut senest 2,5 mnd. fra mottatt henvisning. 2.2 Registrering av TKS-saker (Tiltakskjedesaker) Rådgiver eller sekretær kan opprette sak på klienter det jobbes med før de blir henvist PP-tjenesten. Saken registreres under fanen “Persondata” med mest mulig opplysninger om klienten. Under fanen “Henvisning” registreres Team, Ansvarlig (rådgiver for saken), Barnehage/Skole, Kommune, Status. 3. PPT-ARKIVET - INNDELING 3.1 Registrering av klientsaker Når en klient blir henvist PP-tjenesten blir henvisningen registrert i HK Oppvekst av sekretær. Klienten blir registrert i et Klientregister og får journal/saksnummer. 3.2 Registrering av systemsaker Systemsak kan brukes i arbeidet opp mot barnehager og skoler og favner den oppfølging som blir gitt fra PP-tjenesten. I tillegg kan systemsaker brukes til å registrere div. prosjekter. Systemsaken blir registrert i et Systemregister og får journal/saksnummer. Kan føre brev og journal på alle systemsaker. 4. BEVARING OG DEPONERING AV ARKIV 4.1 Oppbevaring av arkiv Papirarkivet - som ble avsluttet 19. august 2016 – oppbevares i låsbare godkjente arkivskap. Papirarkivet skal deponeres til Interkommunalt Arkiv Trøndelag når PP-tjenesten ikke lenger har bruk for opplysningene i mappene. Deponeringen skal følge kommunens depotordning. |