Documaster

Digitalt eiendomsarkiv  

Systeminformasjon

Rutine for digitalisering av eiendomsarkivet i Documaster

Formål:

Formålet med rutinen er å sikre at byggesaksarkivet blir digitalisert og registrert på riktig måte. Databasen gjøres tilgjengelig for saksbehandlere som har behov for opplysninger vedr. eiendommer i Orkdal kommune i tilknytning til sin saksbehandling.

Rutinen gjelder for alle saksmapper merket gnr/bnr i Orkdal kommune.

Forarbeid skanning:

Ansatte ved Rosenvik AS har ansvar for rydding av mappene før skanning.

QR-ark:

QR-ark som benyttes ved skanning til Documaster Byggesak/Fradeling/Landbruk/Oppmåling beholdes og følger den fysiske mappen ved arkivering, med grønt kryss for ferdig.

Logge på Documaster:

http://documaster.orkdal.kommune.no

Brukernavn og passord må tastes inn

Tildeling av roller

Documaster tildeler Admin-rollen til arkivansvarlig.

Admin:

- tildeler Bruker-roller for saksbehandlere som benytter opplysninger fra eiendomsarkivet i sin saksbehandling. - har tilgang til sletting av registreringer  - registrerer opplysninger til skanneprosessen

Arkivar:

- registrerer/skanner alle opplysninger fra de fysiske mappene i eiendomsarkivet  - har tilgang til sletting av registreringer

Bruker:

- har tilgang til registrering av eiendomsopplysninger i Documaster. - har ikke tilgang til sletting av registreringer

Ansvar

Skanningsoperatør bordskanner, skanningsoperatør rulleskanner og den som registrerer metadata på saken.

 Praktisk gjennomføring:

Orkdal kommune har satt bort rydde- og skannejobben til Rosenvik as 

Rosenvik har ansvar for at skannet materialet deponeres til  IKA-Trøndelag etter at det er ferdig skannet. Deponeringsliste sendes arkivansvarlig i kommunen

Beskrivelse innhold:

Byggesaksarkivet i Orkdal kommune inneholder saker som er relatert til matrikkelen. Skjerming:

Saker eller dokumenter skal ikke skjermes under skanneprosessen da dette vil bli tatt vare på av kommunen selv ved videreformidling av data.

Tabelluttrekk

Godkjent Noark 5 uttrekk inkl. virksomhetsspesifikke metadata vil bli utført og overført til IKA-Trøndelag når prosjekt skanning byggesaksarkiv er avsluttet.