Gerica

Kontroll av tildelte roller i Gerica.

Systeminformasjon

Hensikt/omfang

Sikre at personell har tilgang til helseopplysninger iht. tjenstlige behov og taushetsplikten.

Ansvar/målgruppe

Gjennomgang og kontroll av tilganger/roller må organiseres og gjennomføres av den enkelte leder:

• Minimum en gang i året
• Ved organisasjonsendringer, overflytting av personell til annen enhet/avdeling eller endring av arbeidsområde
• Ved sikkerhetsbrudd for den enheten/avdeling som ble berørt av bruddet

Gjennomføring

Systemansvarlig vil regelmessig og minimum årlig sende ut en oversikt over ansattes tilganger til ansvarlig leder. Det skrives ut en oversikt for hver rolle. Leder skal så snart som praktisk mulig etter mottak, verifisere at oversikten er korrekt og at tilgangene er berettigede, dvs. reflekterer ansvar og organisasjonsmessig tilhørighet. Tilbakemelding skal uansett sendes og eventuelle endringer, feil og mangler skal sendes til systemansvarlig på e-post eller per papir. Alternativt at leder tar tak i endringer selv og gir tilbakemelding til systemansvarlig om hva som er gjort.

Tildeling av roller for tilgang i Gerica

Hensikt/omfang

Sikre at personell har tilgang til helseopplysninger iht. tjenstlige behov og taushetsplikten.

Ansvar/målgruppe

Leder er ansvarlig for å avgjøre hvilke tilganger den enkelte ansatte skal ha i Gerica, men oppgaven med å tildele rollene i Gerica kan delegeres.

Gjennomføring

Tildele en rolle

Velg Kartotek – Ansatt. Du kommer da inn i ansattlisten. Søk opp ansatte ved å søke på etternavn. Dobbelklikk på navnet for å få opp ansattkortet. Åpne Tilgang-fanen. Eventuelle roller som vedkommende har fra før vil vises her. Når det skal tildeles en ny rolle på den ansatte trykker du på Ny-knappen på knapperaden over rolle-feltet. Du kommer da inn i følgende skjermbilde:

Høyreklikk i det gule feltet og du får opp en liste med roller som er tilgjengelig. Rollene er navngitt etter faggruppe + nivå (avdeling/arbeidssted), og skal gis deretter. F.eks. en sykepleier ved Rundhaugen skal ha rollen «Sykepleier/vernepleier Rundhaugen». Dobbelklikk på riktig rolle. Alle tilganger skal ha en startdato, dette settes i det venstre feltet for periode. Det er ikke krav til sluttdato for roller som tildeles til faste ansatte, men det anbefales å registrere en sluttdato på rollene til studenter og vikarer som ofte skal ha en kortvarig tilgang. Trykk på lagreknappen og rollen vil legge seg i listen over den ansattes roller.

Den gule pilen settes på den rollen som brukes mest. Marker rollen og trykk på knappen med den gule pilen/trekanten. Hvis denne rollen avsluttes må man sette den gule pilen på en annen rolle.

Avslutte en rolle

På samme måte som ved tildeling av roller skal den enkelte enhets ansvarlige leder sørge for at tilganger oppdateres eller ugyldiggjøres. Lederen har ansvar for jevnlig å følge opp og identifisere behov for fjerning/endring. Ved endring av ansvar eller organisasjonsmessig tilhørighet internt i kommunen skal ansattes tilganger til Gerica vurderes.

En rolle avsluttes ved at man setter en sluttdato på rollen. Når datoen er passert vil den ansatte ikke kunne logge seg inn i Gerica. Det er krav til å oppbevare et register over tildelte roller, rollene skal derfor ikke slettes, kun avsluttes.

Journalansvarlig Gerica

Formål

Sikre at det oppnevnes en journalansvarlig for enhver journal. Sikre at funksjonen ivaretas i henhold til gjeldende lover og forskrifter.

Grunnlag

Det skal utpekes en person som skal ha det overordnede ansvaret for den enkelte journal, en journalansvarlig, og det skal framgå av journalen hvem som er journalansvarlig.

Helsepersonelloven § 39

Pasientjournalforskriften § 6.

Målgruppe

Prosedyren gjelder for journalansvarlig i kommunen og for alle som oppnevner journalansvarlig på tjenestemottakers brukerkort.

Beskrivelse

Hvem er journalansvarlig

Det skal fremgå av journalen hvem som er journalansvarlig. Journalansvaret skal tildeles den enkelte enhetsleder innenfor Helse og omsorg og den enkelte fagleder innenfor Familie og velferd. I de tilfeller en pasient mottar tjenester på tvers av disse enhetene og avdelingene, skal det vurderes hvor hovedtyngden av tjenester ligger og utpekes journalansvar ut i fra det. Altså for brukere som f.eks. mottar både hjemmesykepleie og bistand fra Fysio- og ergoterapitjenesten, skal det settes inn enhetsleder for hjemmetjenesten hvis det er den enheten som har mest kontakt med brukeren eller avdelingsleder for Fysio- og ergoterapitjenesten hvis hovedtyngden av bistand ligger der. Dette må den enkelte ansatt som oppretter journalen vurdere. Hvem som er journalansvarlig kan endres i tråd med endring av brukers tjenester.

Hvor registreres journalansvarlig

Hvem som er journalansvarlig for den enkelte journal registreres på brukerkortet på fanen Oversikt. Det skal gjøres i det man oppretter brukerkortet.

Journalansvarliges oppgaver

Journalansvarlig skal:

 Ha det overordnede ansvaret for pasientjournalen

 Ha ansvaret for at journal opprettes og for at den føres og behandles i samsvar med lov- og forskriftsbestemte krav

 Ha ansvar for at journalen er tilgjengelig for ansatte som har tjenstlig behov

 Ta stilling til krav om innsyn, retting og sletting

Ved overføring av journalansvar fra en person til en annen person, for eksempel ved overflytting av pasienten fra en avdeling til en annen, eller når journalansvarlig slutter, må det fremgå av journalen hvilken dato journalansvaret gikk over.

Den journalansvarlige kan ikke beslutte at opplysninger ikke skal stå i journal dersom opplysningene er av betydning som dokumentasjon for uenighet mellom helsepersonell i faglige spørsmål vedrørende helsehjelpen som ytes pasienten, jf. pasientjournalforskriften.

Arkivering av saksbehandlingsdokumentasjon 

Saksbehandlingsdelen i Gerica har ikke godkjent NOARK-løsning, og er derfor ikke godkjent som elektronisk arkiv. Det betyr at alle dokumenter som kan knyttes til saksbehandlingen i Gerica må skrives ut og arkiveres i papirarkiv.

Saksbehandlingsdokumenter omfatter følgende:

• Søknader
• Vedtak
• Klager
• Helseopplysninger som er mottatt som en del av, eller som vedlegg til, søknader, klager osv.
• Andre dokumenter som har vært en del av saksbehandlingen

Nevnte dokumenter legges i tjenestemottakers mappe i låsbart arkivskap på enheten. Saken skal/bør arkiveres komplett.

Ansvar/myndighet

Kommunalsjefene for Helse og omsorg og Familie og velferd har ansvar for å oppnevne journalansvarlig i den enkelte helsetjeneste.

Enhetsleder/avdelingsleder har ansvar for at retningslinjen er kjent for ansatte og at den følges.

Den enkelte ansatte har ansvar for å følgeretningslinjen.

Det er den enkelte ansatte som har ansvar for at det som blir registrert i Gerica er riktig. Og det er journalansvarlig som avgjør om noe skal slettes (typisk hvis det blir dokumentert på feil pasient). Også er det jeg, som systemansvarlig, som utfører sletting på vegne av journalansvarlig. Det er kun jeg som har rettighet til å slette. Så i bunn og grunn blir alt som registreres i systemet lagret for alltid.

Det blir tatt sikkerhetskopier av systemet hver natt, dette er IT ansvarlig for.