| Saksdokumenter på forskjellig type format
|
Saksbehandler
|
Dokumentsenteret
|
Veiledning
|
| Papirdokumenter
|
Leveres dokumentsenteret.
|
Skanner mottatte dokumenter og knytter til sak.
|
Veiledning for saksbehandler. Veiledning for Dokumentsenteret
|
| E-post
|
Saksbehandler knytter e-post med evt. filvedlegg til rette sak.
|
Endelig journalføring (kvalitetssikring) og setter journalstatus til J.
|
|
| SMS
|
Sender som e-post til seg selv og knytter til riktig sak.
|
Endelig journalføring (kvalitetssikring) og setter journalstatus til J.
|
Veiledning for saksbehandlere.
|
| Sosiale medier
|
Dokumenteres i notat, evt. som skjermdump lagret i et notat. Dokumentfil knyttes til riktig sak.
|
Journalføring av dokumentsenter.
|
Veiledning for saksbehandlere.
|
| Type dokumenter
|
|
|
| Mottatte
|
I
|
Mottatt fra ekstern virksomhet eller person. Dokumenter fra ansatte vedrørende sitt eget ansettelsesforhold, regnes som ekstern.
|
| Sendt ut
|
U
|
Sendt til ekstern virksomhet eller person. Dokumenter til ansatte vedrørende deres ansettelsesforhold, regnes som ekstern. (samme kommunale enheter som nevnt over)
|
| Interne dokumenter (mellom etater og avd. i Færder kommune)
|
N
|
Bare når det kreves svar tilbake, velges mal for N.
|
| Interne dokumenter (mellom etater og avd. i Færder kommune)
|
X
|
For ren informasjon til andre interne enheter, rapporter, el annet.
|
| Maler til spesielle sakstyper/saksgang
|
|
Etatene vil være med på å utarbeide disse malene og informerer saksbehandlerne om bruk av dem.
|