|
Hovedregel: Den aktuelle administrative leder/saksbehandler er mottaker i Elements. Men det finnes noen unntak der ordfører er saksansvarlig/saksbehandler. Unntakene følger nedenfor: ----------- Interpellasjoner, grunngitte spørsmål og forespørsler til politiske utvalg:
Saksansvarlig/saksbehandler: ordfører
Kopimottakere: rådmann og formannskapssekretær Det er det enkelte medlem eller varamedlem i utvalget som er avsender av interpellasjon, grunngitt spørsmål eller forespørsel – ikke et politisk parti. Partinavnet skal likevel knyttes til navnet i journalposttittelen. Hvis det gjelder annet utvalg enn kommunestyre og formannskap, sendes kopi til den aktuelle politiske utvalgsleder + den aktuelle kommunalsjef og møtesekretær.
Skriveregel for benevning av sak og journalpost i Elements:
Sakstittel: Interpellasjon: (Innhold)
Journalposttittel: Interpellasjon fra (representantens navn) (partitilhørighet): (Innhold)
Eksempel:
Sakstittel: Interpellasjon: Covid-19 - status i Notodden kommune
Journalposttittel: Interpellasjon fra Ola Olsen (AP): Covid-19 - status i Notodden kommune Tilsvarende for Grunngitt spørsmål og Forespørsel. Generalforsamlings-/representantskapsmøte-/årsmøtedokumenter: Det opprettes ny arkivsak for hvert møte. Arkivsaken inneholder minimum innkalling og protokoll.
Skriveregel for benevning av sak og journalpost i Elements:
Sakstittel: Generalforsamling/Representantskapsmøte/Årsmøte - selskapets navn - dd.mm.åååå
Journalposttittel: Innkalling til / Protokoll fra generalforsamling i selskapets navn dd.mm.åååå
Saksansvarlig/saksbehandler: ordfører
Kopimottakere: rådmann – kun for heleide/deleide selskap
formannskapssekretær
Generalforsamlinger i heleide/deleide selskaper:
Formannskapssekretæren sender innkallingen med underliggende saksdokumenter til kommunestyrerepresentantene fortløpende.
Kommunestyrerepresentantene gir tilbakemelding til ordfører senest dagen før generalforsamlingen dersom de har innspill til sakene.
Dersom ordfører ikke møter selv, bør fullmakt til den som møter registreres i arkivsaken.
Årsmøter og representantskapsmøter:
Formannskapssekretæren sørger for at de som er valgt som kommunens representant(er) og vara får tilsendt dokumentene.
Protokoller:
Protokoller fra møtene legges fram for kommunestyret som referatsaker.
Dokumenter mottatt etter at administrasjonen har avgitt innstilling og saken er satt opp på sakslista til et politisk utvalg og som retter seg direkte til ordfører eller det behandlende politiske utvalg: Saksansvarlig er fortsatt den administrative saksbehandler.
Saksbehandler: den administrative saksbehandler
Kopimottakere: ordfører, rådmann, formannskapssekretær Hvis det gjelder annet utvalg enn kommunestyre og formannskap, sendes kopi til den aktuelle politiske utvalgsleder + den aktuelle kommunalsjef og møtesekretær. Henvendelser stilet direkte til ordfører - hovedregel:
Saksansvarlig: lederfordeling iht gjeldende rutiner
Kopimottaker: ordfører og rådmann og formannskapssekretær Dokumenter mottatt direkte til ordfører eller produsert av ordfører: Alle dokumenter som etter offentleglova § 4 må regnes som saksdokument for organet, er gjenstand for saksbehandling og har dokumentasjonsverdi, skal registreres i Notodden kommunes postjournal. Dette gjelder både brev, e-poster, telefaxer og SMS. ----------------------- Ordfører er som hovedregel altså ikke saksbehandler. Det er likevel slik at publikum/avsender gjerne ønsker å henvende seg til politisk ledelse – ordfører er velgernes representant – og publikum stiler derfor henvendelsen til ordfører. Unntak fra hovedregelen er interpellasjoner, grunngitte spørsmål og forespørsler i forbindelse med politiske møter, samt generalforsamlings-/representantskapsmøte- og årsmøtedokumenter. Disse skal registreres med ordfører som saksansvarlig/saksbehandler med kopi til rådmann (med noen unntak) og formannskapssekretær. Ordfører kontakter rådmann dersom det ønskes hjelp til besvarelse av interpellasjoner, grunngitte spørsmål og henvendelser. Når det gjelder henvendelser rettet direkte til ordfører – brevet er stilet til ordføreren – gjelder hovedregel. Det er imidlertid i disse tilfellene helt avgjørende at ordfører registreres som kopimottaker.
Ordfører vet da hvem i administrasjonen som er saksbehandler og kan følge opp saken og henvende seg til den administrative saksbehandler - dersom avsender f.eks. etterlyser oppfølging av henvendelsen.
Dette gir god informasjon for ordfører, og ordføreren er kjent med henvendelsen fra dag 1. Kopimottakere: ordfører og formannskapssekretær
I tillegg til ovennevnte, kan det også være tilfeller der det er viktig å inkludere ordfører som kopimottaker, selv om henvendelsen ikke er stilet direkte til ordfører.
Dette vil være avhengig av saken, og må vurderes i hvert enkelt tilfelle. Dersom ordfører produserer eller mottar dokumenter direkte til seg, plikter han/hun å sørge for at alle dokumenter som etter offentleglova § 4 må regnes som saksdokument for organet, er gjenstand for saksbehandling og har dokumentasjonsverdi blir registrert i Elements. Dette gjelder både brev, e-poster, telefaxer og SMS. ------------- Utdrag av møtereglementet for politiske utvalg - vedtatt i Notodden kommunestyre 14.11.2019: 1.15 FORESPØRSLER TIL UTVALGSLEDER, INTERPELLASJON OG GRUNNGITT SPØRSMÅL Utvalg Det enkelte medlem har rett til å rette forespørsler til lederen, også i saker som ikke står på dagsordenen. En slik rett til å komme med forespørsler i møtet, også uten å ha varslet dette på forhånd, må forutsette at lederen etter omstendighetene må kunne meddele at hun/han ikke kan svare på stående fot, men vil redegjøre for forholdet i neste møte. Er forespørsel fremsatt ganske kort tid før møtet, vil det også etter omstendighetene være adgang til å nøye seg med å gi en foreløpig redegjørelse i det første møtet, og så supplere dette med et mer fyldig svar i neste møte. En slik forespørsel innebærer ikke at den aktuelle saken er oppført til realitetsbehandling. Da må organet fatte særskilt vedtak om dette etter reglene i § 11-3 siste avsnitt. Møteleder eller 1/3 av medlemmene kan motsette seg dette. Kommunestyret Ethvert medlem og varamedlem som påregner å delta i kommunestyremøtet, kan rette henvendelse til ordføreren i form av forespørsel, interpellasjon eller grunngitt spørsmål. Interpellasjoner må være begrunnet. Interpellasjoner og grunngitte spørsmål skal fremmes skriftlig for ordføreren, og kan ikke forventes besvart i kommunestyrets møte dersom de ikke er innkommet til ordførerens kontor senest 8 dager før møtet for interpellasjoner, og senest 3 dager før møtet for grunngitte spørsmål. ……… |