|
Felles postmottak Det sentrale arkivet på Servicekontoret er felles postmottak for alle kommunens driftsenheter. Her sorteres og åpnes all post, med unntak av post til Legekontoret, NAV Verran og Inn-Trøndelag Skatteoppkreverkontor. (Se under punktet Spesialrutiner).
Mottak, sortering og registrering av inngående post
Mottak All sakspost skal sendes felles postmottak. Post mottatt/levert direkte til driftsenhetene skal sendes daglig til Servicekontoret (felles postmottak) for skanning/journalføring. Postmottak henter ut post som er kommet på faks og har ansvar for at e-post sendt til postkasse@verran.kommune.no blir journalført. Telefaks og elektronisk post (e-post) skal behandles som vanlig post. De skal derfor vurderes etter de samme kravene som til et saksdokument som vanlig post. Mottak av e-post Se eget dokument "E-post". Postjournal Postjournal publiseres på kommunens nettsider med tre dagers forsinkelse. Kvalitetssikres av arkivet før utlegging.
Sortering / åpning Posten sorteres i arkivverdig og ikke arkivverdig post: Arkivverdig post Som arkivverdig post stilles følgende krav: det må regnes som saksdokument for organet etter offentlighetsloven §4, det må være gjenstand for saksbehandling eller ha verdi som dokumentasjon. Tilfredsstilles disse kravene, blir det regnet som sakspost og går til skanning og journalføring. Jfr. arkivloven med forskrifter § 2a-b § 3-20 Ikke arkivverdig post Som ikke arkivverdig post regner vi normalt trykksaker, offentlige publikasjoner, rundskriv, kurs- og konferansetilbud, reklame, slik post legges til saksbehandlerne i posthyllene på Servicekontoret.(postrommet). Egenmeldinger, sykemeldinger, kvitteringer, fakturaer, lønnsvedlegg og rutinemessig korrespondanse om regnskap skal gå direkte til rette vedkommende uten journalføring. Feiladressert post Returneres uåpnet til Posten. Personlig post Personlig post fordeles uåpnet til saksbehandler. Med personlig post menes brev hvor mottakers navn er angitt før Verran Kommune. Unntak: Når arkivpersonellet har fått skriftlig fullmakt fra saksbehandler, kan posten åpnes. Det skal i utgangspunktet ikke forekomme privat post sendt til arbeidsplassen. Tilbud/Anbud/Offentlige anskaffelser Konvolutt påføres dato og klokkeslett ved mottak. Anbudet blir levert uåpnet til saksbehandler. Saksbehandler skal levere anbudene til registrering etter anbudsfristen er gått ut eller etter anbudsåpning. Det skal føres anbudsprotokoll til saken. Ved registrering, sjekk om journalposten er registrert med Offl. § 13 Fvl § 13.2. Graderte dokumenter og dokumenter med tilgangskoder Behandles i samsvar med gjeldende lover og forskrifter. Rekommandert sending Rekommandert sending blir underlagt ordinær postbehandling. Rundskriv Inngående rundskriv som fører til saksbehandling eller har dokumentasjonsverdi i en eller flere saker skal journalføres og skannes av arkivet. For store dokumenter, kun første side skannes og det oppgis link til adressen hvor hele rundskrivet finnes. Det fysiske dokumentet sendes deretter i sin helhet til saksbehandler/avdelingen. Høringer Journalføres og registreres som referatsak for fagutvalg og/eller formannskapet, dette gjøres av arkivet / saksbehandler. Stempling / Forberedelser før skanning. Alle inngående dokumenter skal stemples med stempel som inneholder kommunenavn og dato før dokumentene blir skannet. Arkivtjenesten undersøker om det inngående saksdokumentet tilhører en eksisterende sak eller om det skal opprettes ny sak. Eksisterer det en sak skrives saksnummeret på dokumentet. Saksvedlegg som ikke lar seg skanne påføres journalopplysninger, arkivkode og saksbehandler.
Rutiner for skanning Skanning av saksdokumenter Saksdokumenter som er mottatt på papir skannes for å gi alle brukere snarest mulig tilgang til informasjon. Før skanning plasseres skilleark mellom forsendelser som utgjør en journalpost. Ved bunkeskanning plasseres skilleark mellom dokumenter som tilhører en journalpost (hoveddokument og vedlegg). Etter at alle saksdokumenter er skannet sjekkes følgende: at alle sider er kommet med i hvert dokument at skanningen er kvalitetsmessig god nok Dokumenter/vedlegg som er av et format som gjør at de ikke lar seg skanne. Dokumenter som er av et format som gjør at de ikke lar seg skanne må nødvendigvis behandles, oppbevares og avleveres som fysiske dokumenter jfr Arkivloven. (Vedleggene oppbevares kronologisk på arkivet for alle arkivdeler innenfor gjeldende arkivperiode - saksnummer blir skrevet på dokumentet). Framgangsmåte for skanning skal følges både ved enkelt- og bunkeskanning. Arkivtjenesten registrerer den innkomne posten i arkivsystemet og kontrollerer følgende:
- at alle mottatte dokumenter er skannet og arkivert
- at opplysningene i skannet dokument samsvarer med opplysningene i journalen
- at dokumentene er skannet i PDF/A
Registrering/Journalføring I journalen føres all sakspost, både den som er offentlig og den som er unntatt offentlighet. Journalen er kun tilgjengelig for autoriserte brukere. Det gjelder uansett om det er en papirbasert eller en elektronisk journal. Post i fagsystemene føres i sine respektive systemer av ansvarlig journalførende enhet. Arkivtjenesten skal undersøke om det inngående saksdokumentet tilhører en eksisterende sak eller om det skal opprettes ny sak. Ved behov opprettes ny sak i den elektroniske journalen. Alle saker klasseres med ordningsverdi (K-koder, personnumer, gårds.- og bruksnummer osv.) og legges i korrekt arkivdel. Følgende opplysninger registreres: Dokumenttype, dokumentdato, sender/mottaker, sakstittel/dokumenttittel og datering på dokumentet jfr. Arkivloven med forskrifter §2-7 Arkivtjensten skal påføre saksbehandler så langt de har kjennskap til denne for å sikre hurtig fordeling av saksdokumentene. Ved tvil går dokumentet til leder, som viderefordeler til riktig saksbehandler. Arkivtjenesten påfører tilgangskoder og beskytter tekst som skal unntas offentligheten på saksdokumenter, så langt de kan vurdere dette. Ved tvil konfererer arkivet med saksbehandler. Offentlighetsvurderingen foretas av den enkelte virksomhet, der rådmann, leder eller den som har fått fullmakt til dette, avgjør hvilke saksdokumenter som skal unntas fra offentlig innsyn. Unntakene blir registrert i ePhorte med lovhjemmel, samtidig som det gis korrekt tilgangskode i systemet. Leder setter eventuell rett tilgangskode på saken/journalposten/dokumentet eller behandlingen og markerer tekst som skal unntas. Sikkerhetskopi innskannede dokumenter: Arkivet sørger for oppbevaring av originalt inngående skannet dokument som en sikkerhetskopi inntil elektronisk prøveavlevering er gjennomført og godkjent av IKA-Trøndelag. Kvalitetssikring av journalen ifb med ferdigstilling og evt ekspedering av dokumenter Arkivtjenesten har ansvaret for å kvalitetssikre alle registreringer som blir gjort i journalen.Journalen gjennomgås av minimum 2 stk.(arkivet). Journalen skrives ut og kontrolleres på morgenen for det som ble journalført dagen før. Kvalitetssikringen går ut på at spesielt følgende kontrolleres:
- at journalposten er knyttet til riktig sak
- at offentlighetsvurdering er gjennomført
- at evt tilgangskoder er riktig påført og at tekst er beskyttet
- hvis saksbehandleren har opprettet en ny sak, må det spesielt kontrolleres at arkivkode og sakstittel er riktig, samt at det faktisk skal opprettes en ny sak
Journalføring av E-post se eget dokument E-post Import og journalføring av E-skjema se eget dokument E-skjema
|