|
Konvertering til arkivformat Konfigurering av sak/arkivsystemet er satt opp slik at alle saksdokumentene automatisk blir konvertert til gjeldende arkivformat (PDF/A). Alle journalposter med status J blir konvertert kontinuerlig til arkivformat. Arkivansvarlig må daglig kontrollere om konverteringen har vært vellykket og straks melde fra til IKT dersom dette ikke er tilfelle. Denne kontrollen kan en gjøre ved å søke på journalposter med status J for alle dokumenttyper som er eldre enn en dag og kontrollere dokumentversjonene om det forefinnes godkjent arkivformat. Dette gjøres ved å velge avansert søk - søk etter: journalposter/dokumentposter - status J og journaldato - gårsdagens dato.
Makulering av innskannet papirdokument Makulering av innskannet papirdokument kan først skje etter en gjennomført godkjent prøveavlevering av det elektroniske arkivet til IKA-Trøndelag. Dokumentene skal i denne perioden oppbevares kronologisk i innlåst skap på postrommet/esker i rullearkivet. Arkivansvarlig har det overordnede ansvaret for makuleringen
Nødprosedyrer ved driftsstans I tilfeller der ePhorte er ute av drift i en kort periode skal journalføring utsettes til driften kommer i gang igjen. Det vil i slike tilfeller ikke bli fordelt post før systemet er igang igjen. Dersom ePhorte er ute av drift over en lengre periode (mere enn 2 dager), skal journalføringen gjøres i en egen papirbasert journal. De innkomne saksdokumentene med kopi av journalen skal så sendes til avdelingene/enhetene for fordeling. Det skal også føres utlånslister. Både ut- og inngående brev produsert i denne perioden skal skannes når systemet kommer i drift igjen.
|