|
Retningslinjer for behandling av e-post
- Generelt. Microsoft Outlook brukes til å sende e-post både internt og eksternt over Internett til adressater utenfor kommunens organisasjon. E-post til Verran kommune skal sendes til og håndteres av det ordinære postmottak i kommunen på følgende E-post-adresse: postkasse@verran.kommune.no
- Håndtering av e-post. E-post til sentralt postmottak skal åpnes av arkivtjenesten (arkivforskriften 3. 2.ledd). Personlig adressert e-post videresendes direkte. Den enkelte saksbehandler har plikt til å vurdere om mottatt e-post må anses som et saksdokument. Ikke saksdokument: E-post slettes eller videresendes uten journalføring.
- Arkivverdig e-post skal journalføres: Dersom en saksbehandler mottar arkivverdig e-post, har saksbehandler adgang til selv å importere denne til sak-/arkivsystemet. Ved tvil kontakt arkivet.
- Verifisering av mottatt e-postforsendelser. Hvis det er tvil om e-postmelding kommer fra den oppgitte avsender eller at avsender ikke er entydig identifiserbar, skal det umiddelbart sendes en tilbakemelding pr. e-post til oppgitt avsender, hvor det bes om verifisering av avsender. Arkivtjenesten/saksbehandler (den som importerer e-posten) må undersøke om vedlegg til e-postforsendelsen er i riktig format og lesbar. Dersom vedlegget ikke er lesbart, må avsender varsles med informasjon om hvilke formater som kan leses. Vedlegg virussjekkes (automatisk)
- Kvittering for mottak av e-post. Det skal ikke benyttes automatisk kvittering for mottak av e-post. Det er saksbehandlers ansvar å gi tilbakemelding dersom avsender krever bekreftelse på mottak av e-post innen 3 dager (ikke det samme som frist etter Fvl – 21 dager)
- Håndtering av utgående e-post. Utgående e-post håndteres av saksbehandler selv. Er det sakspost skal den importeres og arkiveres i kommunens elektroniske arkivsystem etter ekspedering.
- Taushetsbelagte opplysninger. Opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt i henhold til offentlighetsloven § 13, skal ikke sendes som e-post. Unntak kan gjøres dersom personopplysninger anonymiseres, slik at det ikke er mulig å knytte opplysningene til enkeltpersoner eller hvis forsendelsen er kryptert.
- E-postrutiner ved saksbehandlers fravær. Saksbehandler må sikre at mottatt e-post kan behandles også ved fravær over lengre tid. Dette skal gjøres ved bruk av funksjon i e-postsystemet for automatisk svar med opplysninger om fraværets varighet. Adresse for kommunens postmottak oppgis.
- Arbeidsgivers adgang til ansattes e-post og oversikt over bruk av e-postsystemet. Lov om personopplysninger, forskrifter til denne loven, samt Datatilsynets retningslinjer regulerer adgang til ansattes e-post og andre elektroniske dokumenter.
|
|