|
Endring fra 01.01.2018 - Post- og arkivlegging for Lunner og Gran Brann- og redning Brann og redning er et interkommunalt samarbeid mellom kommunene Lunner og Gran. Gran kommune er vertskommune for samarbeidet. Lunner kommune er samarbeidskommune. Samarbeidsavtalen er inngått med hjemmel i kommunelovens § 28 a. Samarbeidet er et administrativt vertskommunesamarbeid etter kommunelovens § 28 b. Samarbeidet ble iverksatt ved avtale 01.01.12. Formål Hovedformålet med Lunner og Gran brann og redningstjeneste er å utføre de oppgaver som tilligger kommunene etter Brann og eksplosjonsvernlovens § 11. Oppgaver og myndighet som overføres til vertskommunen Oppgaver og beslutningsmyndighet etter Brann- og eksplosjonsvernloven med tilhørende forskrifter delegeres fra kommunestyret i Lunner kommune, via rådmannen i Lunner til rådmannen i Gran kommune innenfor rammen av den avtalen. Rådmannen i Gran delegerer myndighet i Brann- og eksplosjonsvernloven til brannsjefen (kommunelovens § 6, dimensjoneringsforskriften § 2.2 og Gran kommunes delegeringsvedtak). Brannvesenet ledes av brannsjef med ansettelsesforhold i begge kommuner. Historikk Gran kommune Lunner og Gran brann og redningstjeneste har fra etableringen av det interkommunale samarbeidet hatt arkiv i begge kommuner. Saker og objekter for Lunner kommune har vært journalført og arkivert i Lunner kommunes sak/arkivsystem (ESA) og tilsvarende har det for Gran kommune blitt journalført og arkivert dokumentasjon på saker og objekter i sakarkivet til Gran kommune (P360) Gran brann og redning tilhørte i det papirbaserte objekt arkiv i gnr/bnr arkivet frem til 31.05.2013. Det ble gjort et skarpt periodeskille på dette objekt arkivet fra papirbaserte til fullelektronisk den 01.06.2013. Det ble da opprettet en egen arkivdel for Gran brann og redning Fra 01.01.18 skal det være et nytt skarpt periodeskille for objekt arkivene i Lunner og Gran kommune. Ved videreføring av saker fra objektarkivet i Gran skal det opprettes ny sak og det skal brukes saksreferanse fra gammel sak. Det ble bestemt at det ikke skal overføres saker fra objekt arkivet i Lunner kommune til Gran, men at det skal gjøres et skarpt periodeskille i begge kommuner. Historikk – Lunner kommune Lunner brann og redning tilhørte i det papirbaserte objekt arkiv i gnr/bnr arkivet frem til 31.12.2005. Det ble i 2017 skannet inn i Documaster. Det ble gjort et skarpt periodeskille på dette objekt arkivet fra papirbaserte til fullelektronisk den 01.01.2006. Det ble da opprettet en egen arkivdel for Lunner brann og redning Det ble i 2014 gjort en periodisering av alle arkivdelene. Det ble da opprettet en ny arkivdel for objekt arkivet for Lunner brann og redning til ny arkivdel Objekt arkivet i Lunner brann og redning stenges/avsluttes for journalføring 31.12.2017. Sak- og arkivsystemet (ESA) vil være tilgjengelig for kun lesing av Lunner brann og redning. Innsyn i arkivene for Lunner og Gran Ansvaret for arkivene før 2018 tilligger den enkelte kommune. Henvendelser om og ønske om innsyn i disse arkivene må gjøres til den enkelte kommune. Innsyn etter 01.01.2018 skal sendes Gran kommune som vertskommune. Objektarkivene Arkivene skilles med ny arkivdel - Brann- og redning . Gran kommune oppretter to arkiv deler (objekt arkiv) i Public 360:
- Brann og redning – gnr/bnr i Lunner -
- Brann og redning – gnr/bnr i Gran -
- Gran kommune oppretter nye saker (objektarkivet ) for Lunner og Gran.
- Ved opprettelse av gnr/bnr saker for Lunner kommune, skal arkiv del - Brann- og redning - gnr/bnr. i Lunner brukes.
- Ved eventuelt en fortsettelse av avsluttede saker i Gran, skal arkivet sette på det gamle saksnummeret som saksreferanse.
Sakarkivene
- All saksbehandling for Lunner og Gran skal fra 01.01.2018 foregå i Gran kommunes sakssystem P360.
- Brann og redning skal følge Gran kommunes rutinehåndbok for post, journal og arkivlegging.
- Dokumentasjon som skal behandles av andre deler av Lunner kommune sin administrasjon - eller som skal til politisk behandling i Lunner, skal sendes Lunner for journalføring.
Maler Det laget en felles brevmal for Lunner og Gran Brann og redning, med kommunevåpen fra Lunner og Gran. Post Post fra Lunner kommune til Brann og redning skal sendes med posten til; Gran kommune, Rådhusvegen 39 2770 Jaren eller til postmottaket@gran.kommune.no hvor det vil bli journalført og skannet. Oppsigelse av verskommunesamarbeid: Ved oppsigelse av vertskommunesamarbeidet skal det overføres en digital kopi av arkivdelen 'Brann og redning - Lunner kommune' til Lunner kommune og en maken kopi til Gran kommunes arkivdepot, IKA Opplandene, Lillehammer. Digital kopi av begge arkivdelene skal sendes arkiv depot IKA Opplandene. |