|
REGLER FOR REGISTRERING AV SINE E-POSTER Journalføringsplikten:
- Arkivforskriften § 2-6:
- Det skal være en eller flere journaler for registrering av dokument i de sakene organet oppretter
- Tre betingelser for at et dokument er journalføringspliktig:
- Det må regnes som et saksdokument for organet, definert i offentlighetsloven § 4
- Gjelder dokumenter som er kommet inn til eller lagt frem for organet
- Og kun dersom dokumentet er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon
- Organinterne dokument journalføres i den grad organet finner det tjenlig
Hvorfor
- Journalføring er en forutsetning for at den allmenne innsynsretten kan anvendes i hht Offentlighetsloven
- Dvs. publikum eller andre offentlige organer
- Åpen og gjennomsiktig forvaltning
- Ryddighet i forhold til håndtering, oppbevaring og gjenfinning av dokumenter
- Et verktøy for å kontrollere hvordan saker blir fulgt opp, behandlet og arkivert
Innsynsretten:
- All informasjon er åpen for alle dersom det ikke er gjort unntak fra offentlig innsyn med hjemmel i lov.
- En gjennomsiktig forvaltning og innsyn i prosesser og dokument, er en forut setning for offentleg diskusjon og dermed for demokrati
- Ved hjelp av offentlige journal kan innbyggere finne frem i saker og gå rett til kildene
Registrering av e-post
- Integrasjon mellom Outlook og ESA er lagt til rette for at alle saksbehandlere skal journalfører e-postene sine selv
- Bruksanvisning er tilgjengelig på Lunner kommunes nettside - for ansatte - under ESA-kurs
- Saksbehandler som mottar og skal behandle e-posten sørger for å journalføre den inn i ESA
- Innkommet mail vil da bli registrert inn som status S- journalført av saksbehandler
- Blir da oppgave hos saksbehandler, under mine oppgaver - mottatt post
- Saksbehandler skal behandle denne oppgaven i ESA med:
- Lage svarbrev
- Avskrive med kode
- Har også ansvar for å sette på kopimottakere, slik at de får oppgave i ESA
- Er e-posten også stilet til post@lunner.kommune.no sørger arkivtjenesten for å journalføre
- Ugående mailer:
- Skal behandles/lages i arkiveringssystemet med kommunens maler
- Unntak: enkle kommentar som er viktig å få inn i saken kan arkiveres fra Outlook og inn i ESA
Et innlegg: Er det din e-post eller jobbens?
|
|