|
Her er en forklaring på når du skal bruke utgående brev og når du skal bruke notater, og hvilken type møtereferat.
Pr i dag har vi 1 arkivskaper i ESA:I Lunner kommune inngår alle enheter og avdelinger
Utgående brev:Ved korrespondanse til personer/virksomheter utenfor kommunen skal utgående brev benyttes.
- Når Lunner kommune sender et dokument til andre utenfor kommunen skal utgående brev benyttes
- Sender vi dokument som skal både til saksbehandlere/enheter innenfor Lunner kommune og eksterne mottakere skal utgående brev benyttes
- Ansatte regnes som eksterne mottakere - utgående brev skal brukes
Vi har 2 typer notater:
- Notat N – krever oppfølging og havner under ”Mine restanser” til mottaker (Avsender krever at mottaker ”svarer” på notatet.)
- Notat X – krever ikke oppfølging og havner under ”Til orientering” til mottaker.
Når vi sender et dokument innenfor arkivskaperen skal vi bruk Notat, enten X eller N. Sendes dokumentet til mottakere både i og utenfor arkivskaperen skal utgående brev benyttes.
Møtereferat:Mal for møtereferat finnes både som utgående brev og som notat. Gjelder møtereferatet personer utenfor ”arkivskaperen” må det skrives som et utgående brev. Er det mottakere både i og utenfor arkivskaperen skal utgående brev benyttes. Av og til gjelder møtereferatet kun internt innenfor arkivskaperen men navnene på møtedeltakerne finnes ikke i ESA. Da kan notat brukes og møtedeltakerne/kopimottakerne settes kun i selve tekstdokumentet og ikke på journalpostnivå. |