| Dette notatet er en enkel generell veileder for saksbehandlere i utredning av saker til politisk behandling og saker til administrativ behandling (delegert sak) Generelt. I offentlig forvaltning er det formelle regler som regulerer saksbehandlingen i politiske organer og saksbehandling i saker til administrativ behandling. Regler for saksbehandling er gitt i : Forvaltningsloven Hovedformålet med forvaltningsloven er å styrke rettsikkerheten og verne borgerne mot uheldige og uriktige avgjørelser. Forvaltningsloven gir regler om saksbehandlingen som skal sikre at sakene blir grundig og objektivt utredet og at partene får gjøre sine synspunkter gjeldende. Reglene omhandler bla. veiledningsplikt, taushetsplikt, utrednings- og informasjonsplikt og klage. Kommuneloven Kommuneloven har også regler for saksbehandling, bla. regler om inhabilitet som angår både personer som utreder saker og personer som skal fatte vedtak. Særlover Enkelte særlover gir egne regler for saksbehandling. Dette gjelder som eksempel plan-og bygningsloven, opplæringslova, sosialtjenesteloven. Offentlighetsloven Loven omhandler de rettigheter offentligheten har til å gjøre seg kjent med forvaltningens saksdokumenter. Personopplysningsloven Formålet med loven er å beskytte den enkelte mot at personvernet blir krenket gjennom behandling av personopplysninger. Datatilsynet Datatilsynets rolle, kommunens ansvar for meldeplikt/konsesjon, internkontroll m.v. Holtålen kommunes egne rutiner: Vedtekter/forskrifter Sentrale forskrifter/vedtekter med hjemmel i lov. Lokale forskrifter med hjemmel i lov. Eksempler på forskrifter er skjenkebestemmelser, politivedtekter, regler om bostøtte, regler om regulativ for renovasjon. Ulovfestede prinsipper Eksempler : Likebehandling, forsvarlig saksbehandling, god forvaltningsskikk, rettspraksis, kontradiksjon. Annet Retningslinjer og lignende. Rådmannen har ansvar for at saker er forsvarlig utredet , jfr. kommuneloven § 23 nr.2 : ”Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig uredet, og at vedtak blir iverksatt”. Fullført saksbehandling. Fullført saksbehandling betyr at saker som skal behandles av flere politiske organer skal ha samme saksframstilling og innstilling fra rådmannen . Rådmannen overprøver ikke politiske vedtak. Dette innebærer at rådmannen ikke overprøver eller gir nye saksopplysninger i for eksempel en innstilling fra utvalg som skal videre til kommunestyret selv om rådmannen er uenig i innstillingen som er gjort. Rådmannen skal opplyse beslutningsorganet om eventuelle ulovlige vedtak. Generelt. Sjekk habilitet , jfr. forvaltningslovens og kommunelovens regler om inhabilitet. Forvaltningsloven bestemmer at kommunen skal forberede og avgjøre saken uten ugrunnet opphold. Hvis det vil ta uforholdsmessig lang tid skal det gis et foreløpig svar. I saker som gjelder enkeltvedtak skal det gis et foreløpig svar hvis henvendelsen ikke kan besvares i løpet av en måned etter at den er mottatt. Det er saksbehandlers ansvar å gradere saken og påføre graderingskode. Tenk meroffentlighet. Jfr. bruk av Jupiter innsyn. Alle brev kommer på postlisten 2 dager etter registrering. Derfor er det viktig at saker unntatt offentlighet blir gradert. Saksbehandler har ansvar for å avklare hvilke organer som skal behandle saken, jfr. delegeringsreglementet og melde opp sakene til de aktuelle utvalgene i EDB sak og arkiv. Sikre at uttalelser/vurderinger som gis/mottas har virksomhetsleders forankring. Saker av større dimensjoner, prinsippsaker og lignende bør tidlig i utredningen diskutereres med rådmannen/ virksomhetsleder. Virksomhetsleders ansvar å sørge for avklaring i forhold til rådmannen. Sentrale dokumenter som saksbehandlerne må ha kjennskap til er :
- Arkivplan
- Økonomiplan
- Årsbudsjett
- Kommuneplan
- Overordnede strategi- og handlingsplaner
- Delegeringsreglementet
- Økonomireglementet
- Nasjonale retningslinjer
- Statlige tilskuddsordninger
Saksbehandler må sette seg inn i beslutningstakers sted og ha fokus på hva som er nødvendig av saksopplysninger og vurderinger for å skape et forsvarlig beslutningsgrunnlag. Beslutningstakeren skal kunne ta standpunkt til saken på grunnlag av den framstilling saksbehandleren har gitt. Objektiv bruk av opplysninger med fordeler og ulemper. Konsekvenser av mangelfulle saksutredninger – saker utsettes/tilbakesendes rådmannen for avklaring og videre utredning eller at det fattes uriktige vedtak. Saksbehandlingssystemet EDB sak og arkiv skal brukes! Politisk behandling Systemet takler ikke flere politiske saker på samme arkivsak til samme møte. Det må i slike tilfeller opprettes ny arkivsak. Referatsaker Referatsaker blir skrevet som utvalgssak med saksnummer til det aktuelle utvalget og rapport over referater vedlegges. Derfor må alle dokumenter som skal refereres i utvalg være ført i EDB sak og arkiv.Det er saksbehandlers ansvar og registrere hvilke utvalg dokumentet skal refereres i på fane 6 i EDB sak og arkiv. Dokumentene kan sees ved henvendelse til møtesekretær. Tidsfrister Pga at møtesekretær skal lage sakslister og kopiere og distribuere ut til politikerne, må frister som blir satt for ferdigstilling av saksfremlegg overholdes. Tilleggssaker bør i utgangspunktet unngås, likeså fremlegging av saker direkte i møte. Dette bør være unntakene. Mal for saksfremlegg i EDB sak og arkiv. Overskrift. Overskriften skal være kort og presis. Overskriften skal være lett søkbar for gjenfinning. Vedlegg. Vedlegg som skal være med i sakspapirene skal være nummerert. Vær svært kritisk til hva som er nødvendig av vedlegg. For mye info kan virke mot sin hensikt. Vedlegg med lite tekst kan heller tas inn i saksopplysningene. Kun unntaksvis for eksempel årsmelding og regnskap Holtålen kommune og Kirkelig Fellesråd/kommuneplansaker skal det sendes med vedlegg til kommunestyret. Fargekart som skal kopieres til et saksframlegg skal leveres møtesekretæren ferdig kopiert i riktig antall eks. Andre saksdokumenter ( ikke vedlagt). Med unntak av dokumenter som vedlegges, nevnes alle dokumenter som angår den politiske saken som er til behandling. Saksopplysninger. Først kommer hva saken gjelder. For eks. kan korte søknader og lignende siteres i sin helhet. Generelt. Framstillingen skal være logisk og planmessig oppbygd. Framstillingen skal være utførlig, men samtidig konsentrert, kortfattet og presis. Fakta – hvilke opplysninger er vesentlig eller uvesentlig i saken. Skriv nøyaktig og upartisk, nøkternt og saklig uten bruk av sjargongpreget språk eller unødvendig bruk av fremmedord. Ikke lange setninger. Skill mellom referat, sitat og egne merknader. Ved sitat skal kilden oppgis. Begrunnelse for forslag til vedtak/innstilling skal inngå i saksframlegget. (Vedtaket skal "stå på egne ben" ): vi skal vite hva det gjelder når vi ser kun vedtaket.) Punkter som må sjekkes ( ikke uttømmende) : Lovtekst/forskrifter/retningslinjer/rundskriv som gjelder saken og tolking av disse. Vurdering av saken i forhold til lover, forskrifter, retningslinjer, praksis, etc. Praksis – tidligere vedtak Behov for innhenting av uttalelser/interne dokumenter Uttalelser/opplysninger fra evt. parter , jfr. forvaltningsloven Alternative løsninger og eventuelle konsekvenser av dette. Politiske føringer . Vurdering : Sakene utredes på vegne av rådmannen. Bruk derfor ”rådmannen mener” – ”rådmannen konkluderer” –” rådmannen er av den oppfatning” og lignende Vurdering av alternative løsninger som munner ut i forslag til vedtak/innstilling. Bak vedtaket ligger en vurdering av sakens faktiske og rettslige sider og om det foreligger tidligere vedtak/føringer i lignende sak/saker. Tenk : Hvilken avgjørelse ville jeg ha truffet dersom jeg selv har vært rådmann og skulle bære ansvaret for avgjørelsen og i ettertid forsvare dette. Forslag til vedtak – brukes når saken avgjøres i første instans for eksempel komite/formannskap. Forslag til innstilling – kun på saker som går til kommunestyret. Presis formulering. Ta med vilkår Begrunnelse må fremgå i saker hvor det kreves. Ikke ta med opplysninger i vedtaket. Som hovedregel ikke henvis til vedlegg i vedtaket – noen unntak. Ikke vis til rådmannens vurdering. Budsjettdekning i økonomisaker – budsjettbeløp i hele tusen. Evt. klageadgang tas ikke inn i vedtaket, men kan tas med i saksopplysninger og skal tas med i underretningsbrevet. I saker med mange punkter i vedtaket der noen punkter får sin avgjørelse i første behandlingsinstans og de gjenstående i kommunestyret skal dette fremgå til slutt i ”Vurderinger” om hvilke organer som har avgjørelsesmyndighet for de enkelte punkter i forslag til vedtak eller innstilling.
Rutiner for etterarbeid ved politisk behandling, saksbehandler”Melding om politisk vedtak” : Formål Sikre at saker som har hatt politisk behandling, sluttbehandles på rett måte. Ansvar Møtesekretær produserer saksprotokoller og samlet saksframstilling. Dette skjer etter møtet. Rutiner for saksbehandler Saksbehandler har ansvar for å sende melding om vedtak og klargjøre saken videre til endelig arkivering. Bruk valget fra utvalgsbehandling-menyen. Melding om klageadgang er vedlagt i malen. Saksframlegget m/påført vedtak (samlet saksframstilling) vedlegges brevet. Saken påføres status F, dersom den er å anse for ferdigbehandlet. Arkivet avslutter saken. Melding internt - hovedregel ” saksframlegg m/påført vedtak” til etat(er)/org.enhet som har oppgaver i saken, samt revisjonen . Brev hvis det gis instruksjoner i forbindelse iverksettelse av vedtaket. I arkivfaglige saker er saksbehandler underordnet arkivleder i kommunen og er til enhver tid pålagt å følge gjeldende rutiner Delegert sak. Delegert sak gjelder saker som rådmannen er delegert avgjørelsesmyndighet på ifølge delegeringsreglementet. Delegert sak skal benyttes i alle saker hvor det fattes administrative avgjørelser i enkeltsak. Mye av rådmannens fullmakt er videredelegert. Kravet til saksbehandling er den samme i delegert sak som i saker til politisk behandling. Referering/rapportering i henhold til delegeringsreglement. Fysisk mappe. Alle dokumenter skal ligge i journalført rekkefølge. En arkivsak skal dokumentere hele saksgangen. Dvs. at en sak skal arkiveres med alle vedlegg. Økonomirapport, regnskapsrapport osv. Alle dokumenter i saken skal være journalført i EDB sak og arkiv.
|