Glemt Passord?

E-postmottak

 

E-postmottak – post@lunner.kommune.no

PROSEDYRE FOR E-POSTMOTTAK

 

1. LOVHJEMMEL

Arkivloven, Forskrift om offentlig arkiv

Offentlighetsloven, Offentlighetsforskriften

Sjekke om kommuneloven også gjelder

 

2. KVALITETSMÅL

Prosedyren skal sikre at;

- E-post mottatt til Lunner kommunes e-postmottak blir behandlet etter samme rutiner og regler som annen post. Dvs til en hver til gjeldende Postbehandlingsrutiner.

- Postboksen skal være à jour, og alle mailer vurdert/tatt hånd om.

 

3. FREMGANGSMÅTE

Postmottak er en innboks i Outlook (krever tilgang). Gjennomgås daglig (ansvarlig hver dag inngår i turnus) som første oppgave, slik at det som allerede er mottatt blir med på journalføring i ”dagens post”. Ellers gjennomgang jevnlig i løpet av dagen og senest rett før vedkommende går for dagen.

Generell behandling av faste mailer:

Prosedyre/oppgaver:

  • Gjennomgangen skal sikre at all e-post som er arkivverdig blir journalført.  Dette gjøres gjennom integrasjon fra Outlook til ESA. (Vedlagt bruksanvisning)
  • E-post som er stilet til flere enn til e-postmottaket, er reglen at Arkivet journalfører inn disse med påløpende kopier
  • Selve oversendelsen velges som vedlegg og brevet som ligger ved blir som hoveddokument
  • Datert dato i ESA blir den datoen som som står i oversendelsen
  • Hvis mailen innholder flere korrespondanser, velges den eldste med kommentar i journalposten om dette
  • Vedlegg som ikke kan åpnes, meldes til avsender, be om vedlegg i PDF eller annet format.
  • Er forsendelsen stor med mange filer, lager arkivet en pdf pakke (reglen er flere enn 6 stk)
  • Alle E-poster blir automatisk besvart med beskjed om at den er mottatt for behandling.
  • Alle kurs- og konferanser, reklame og lignende, slettes
  • E-post som ikke skal behandles eller besvares, men er en informasjon/opplysning videresendes til respektive saksbehandler
  • Alle e-poster i innboksen blir slettet etter behandling. Beholdes inntil de er tre måneder gamle under slettede elementer.  Slettingen utføres av den som har dagens ansvar for e-postmottaket.

Frister:

  • E-postboksen skal gjennomgås min 3 ganger pr. dag;

I tidsrommet:

  • kl 08.00-09.00
  • kl. 10.30-12.30
  • kl 14.00-15.30