|
Lunner kommune bruker Edb Sak og Arkiv (ESA).Det er en saksbehandlingsløsning som støtter opp under arbeidsprosessene i offentlig sektor og kravene til elektronisk arkiv. REGISTRERING AV DOKUMENTER I ESA Generelle regler Dokumentene stemples – stemplet inneholder:
- Mottatt dato
- Lunner kommune
Arkivaren tar et søk og vurderer: Opprettelse av ny sak Registreres inn på tilhørende sak Ny sak registreres i ESA med: Saksnummer Registrert dato Organisasjonsenhet: avdeling/tjenestested Tilgangsgruppe: Her har Lunner kommune opprettet flere grupper, dette for å styre tilganger i gruppen og mot den arkivdelen den tilhører Saksansvarlig: Saksbehandler Sakstittel: Er saken u.off er reglene at det som skal skjermes, skrives på andre linje under tittel Arkivkode Arkivdel – Velge den riktige arkivdelen og gruppen saken tilhører Vurdering av unntatt offentlig og skjerming Dokumentet registreres i ESA med: Saksnummer Dokumentnummer/journalpost Løpenummer Organisasjonsenhet: avdeling/tjenestested Saksbehandler Kopimottakere/interne mottakere Registrert dato Brevets dato Avsender med full adresse med mail adresse Dokumenttittel: Er dokumentet u.off er reglene at det som skal skjermes, skrives på andre linje Opprettelse av vedlegg som tilhører hoveddokumentet Vurdering av unntatt offentlig og skjerming Journalposten blir i status M – midlertidig journalført av arkivet Qr-kode: Utskrift av etikett med qr-kode når journalposten er lagret Setter etiketten opp til høyre på dokumentet Kontroll av QR – se egen rutinebeskrivelse på post- og arkivrutiner – skanning av dokumenter i Arkivplanen Skanning: Kjører bunkeskanning av dagens registrering Alle dokumentene blir endret til status J – journalført av arkivet Oppgave går da til saksbehandler – ligger da under mine oppgaver i ESA hos saksbehandler Det blir også tildelt mail beskjed til saksbehandler at dem har mottatt post i ESA – med link Se egne rutiner under spesial rutiner i Arkivplanen |