|
Instruksen bygger på Riksarkivarens «Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner» (Riksarkivaren 01.06.2002) 1. Hva skal deponeres? 1.1. Kommunen skal deponere arkiv som er gått ut av administrativ bruk, vanligvis arkiv som er 25 – 30 år gammelt. 1.2. Arkiv etter organer som er lagt ned eller omorganisert slik at det ikke er noe organ som benytter arkivsakene i sin virksomhet. 2. Krav til arkiv som skal deponeres 2.1. Arkivmaterialet skal være ordnet etter proveniens. 2.2. Arkivmaterialet skal være ordnet og renset for arkivfiendtlig materiale. 2.3. Arkivmaterialet skal være kassasjonsbehandlet 2.4. Hvert arkivstykke skal være merket med arkivskaper, innhold, tidsrom og løpenummer 2.5. Det skal utarbeides en eletronisk deponeringsliste som følger materialet. Denne listen skal føres på stykknivå, og den skal inneholde opplysningene i pkt. 2.4 2.6. Saksdokumenter skal legges i syrefrie omslag. Omslagene skal være påført informasjon om innholdet, for eksempel saksnummer, tittel, arkivkode, årstall etc. 2.7. Arkivmateriale som som består av løse ark skal pakkes i arkivbokser av type godkjent av Riksarkivaren. 2.8. Registre, arkivnøkler og andre fortegnelser over deler av arkivet skal følge deponeringen. 2.9. Dersom deler av materialet er gradert, underlagt taushetsplikt, eller av andre grunner unntatt fra offentligheten, skal dette fremgå av deponeringslisten. 3. Prosedyrer for gjennomføring av deponering 3.1. Kommunen skal kontakte IKA i god til før deponeringen skal gjennomføres. Dette skjer ved oversendelse av deponeringslisten (jfr. 2.5). 3.2. IKA kontrollerer listen og returnerer skjemaet som godkjent, eventuelt ber kommunen om at det gjøres endringer før deponeringen finner sted 3.3. Kommunen og IKA blir enige om tidspunkt for deponering 3.4. Kommunen pakker bokser og protokoller i flyttekasser som nummereres i henhold til deponeringslisten. Kassene settes på paller. Instruks for deponering av papirbasert arkiv til depot ved IKA Trøndelag IKS 3.5. Kommunen sørger selv for transport av arkivmaterialet til IKAs magasin. Bilen må ha lukket lasterom og være utstyrt med lift for transport av paller. Arkivmaterialet bør ikke stå i lasterom over natten. 3.6. IKA tar i mot materialet, setter det opp i magasinet og kontrollerer hvorvidt deponeringen stemmer overens med deponeringslisten, og om arkivmaterialet er ferdig renset og ordnet (jfr. 2.1 – 2.3). Når deponeringen eventuelt blir godkjent, sender IKA kommunen kvittering for det deponerte materialet. IKA Trøndelag/JR 2016 |