|
Følgende skal bevares: a) Alle saker hvor fylkeskommunen fatter vedtak eller avgir uttalelser med hjemmel i kulturminneloven b) Alle saker hvor fylkeskommunen eller kommunen fatter vedtak eller avgir uttalelser som berører kulturminnevern med hjemmel i plan- og bygningsloven c) Kommunens og fylkeskommunens planer for kulturminnevern og museer d) Retningslinjer og prioriteringer for tildeling av tilskudd til fredede bygninger, anlegg andre kulturminneformål og museer e) Kommunens og fylkeskommunens egne prosjekter for å ivareta, synliggjøre og informere om fornminner, nyere tids kulturminner, fredede og vernede bygg og anlegg, gamle veier og veifar, samt kulturmiljøene i kulturlandskapet. Merknad: Formuleringen ”alle saker bevares” innebærer at arkivverdig dokumentasjon i saken skal bevares uavhengig av hvilket medium den er lagret på. For definisjon av arkivverdig dokumentasjon se kapittel 2 og underkapittelet om Dokumentfangst, arkivbegrensing og kassasjon . Hele saken skal bevares, slik at ettertiden kan få belyst hvordan planer, retningslinjer og prioriteringer ble besluttet. Det er ikke tilstrekkelig å bevare et dokument som heter ”retningslinjer” osv, med mindre det er det eneste som er dokumentert i saken. I noen tilfeller vi noen typer dokumentasjon, for eksempel foto, kart med påtegninger, tegninger av praktiske årsaker oppbevares separat fra øvrige saksdokumenter som arkiveres i sakarkivsystemet, fagsystemet eller papirarkivet. En del kommuner og fylkeskommuner har egne lagringsløsninger for foto, tegninger m.m. i filsystemer, nettløsninger (digitalt materiale) eller mapper/bokser utenfor sakarkivet (analogt materiale). Mye av denne dokumentasjonen vil ha verdi for ettertiden utover verdien som dokumentasjon av saksbehandlingen og skal bevares for ettertiden. |
|