VirkeområdeKommunen er etter § 18 i forskrift om arkiv forplikta til å ha ordningar for arkivdepot for arkiva sine. . Sund kommune har vedtatt følgjande ordning for avlevering og handtering av avslutta arkivmateriale i depot:
- Personregister skal avleverast til depot hos IKAK
- Saksarkiv, møteboker, o.l skal avleverast til depot til IKAH
- Elektroniske arkiv skal avleverast til depot til IKAH
Ved avlevering til depot hos IKAH blir ansvaret for forvaltninga av det avleverte arkivmaterialet overført til IKAH. Kommunen har fortsatt eigedomsretten til arkivet og det overordna ansvaret for at arkivet blir bevart i samsvar med arkivlova § 7. Arkivdepotet sine oppgåverArkivdepotet har følgjande oppgåver:
- Å ta i mot overføringar av eldre og avslutta arkiv
- Å gi arkiva trygg oppbevaring
- Å føre fortløpande register over mottekne arkiv
- Å utarbeide katalogar over arkiva
- Å syte for at kommunale einingar kan låne tilbake eller få kopi av arkivsaker dei har avlevert
- Gje publikum innsyn i arkiva i samsvar med gjeldande regelverk for innsyn i offentlege arkiv
- Utarbeide spesielle formidlingstiltak retta mot lokalsamfunnet
Arkivleiar er også depotansvarleg. Depotansvarleg har rett og plikt til:
- Å rapportere til administrasjonssjefen om verksemda til arkivdepotet og leggje fram framlegg om tiltak som skal heve kvaliteten på arbeidet
- Å utarbeide verksemdsplanar for arkivdepotet
- Å gi nødvendig rettleiing til dei arkivskapande einingane som skal avlevere til depotet
- Å føre kontinuerleg kontroll med klima og andre oppbevaringsforhold i arkivlokala
- Å gi rettleiing til publikum og ekspedere førespurnader om innsyn i arkiv
|