|
RUTINAR Inngåande post: · Lærdal kommune har frå 01.03.21 sentralt postmottak. All inngåande post vert opna av arkivpersonale på tenestetorget. Det vert utført arkivavgrensing Jfr arkivforskrifta § 14. · Dokument som er arkivverdige vert scanna og journalførde. Ved journalføring får sakshandsamar dokumentet i sin innboks i Acos. Sakshandsamar må vidare gje tilgangar og kopiar til andre sakshandsamarar. Originaldokument vert sett i ringperm etter dato, og oppbevart i 3 mnd som ein sikkerheitskopi. Personleg adressert post: Når personnamn er nemnt før namnet til den kommunale eininga, skal brevet leverast uopna til rette vedkomande. Medarbeidarar som mottar personleg adressert post som syner seg å vere eit saksdokument, skal straks levere denne til arkivtenesta for registrering.
Elektronisk post (e-post):
Dersom sakshandsamar mottek arkivverdige dokument på e-post, skal denne journalførast i Acos. E-postar skal handsamast som vanleg post og overførast til eksisterande eller ny sak i Acos. Arkivet journalfører. Arkivet mottek elektronisk post i kommunen si epost-adresse og via elektronisk mottak frå SvarInn og Altinn (Acos mottak). Utgåande post: Sakshandsamarane ekspederer sjølve utgåande brev som vert fanga opp i Acos og vert journalførde av arkivtenesta. |