Virkeområde Retningslinene gjeld for alle typar system der det vert skanna saksdokument eller eigenprodusert saksdokument for seinare avlevering til depot i. Heimelsgrunnlag
- Lov om arkiv av 04.12.92 med forskrifter; forskrift av 11.12.98 nr. 1193 (arkivforskriften) og forskrift av 01.12.99 nr. 1566
- Elektronisk arkivering av saksdokument" (forskr. nr. 1566, kap. IX)
Retningslinene omfattar :
Oppbygging og bruk av det elektroniske arkivet Blanda arkivering Arkivformat I nn kommune skal elektronisk skanna saksdokument eller eigenproduserte saksdokument konverterast til arkivfomat godkjent av Riksarkivaren Arkivansvarleg skal definere rutinar med korleis konverteringa skal føregå, Det skal etablerast rutine for kontroll med konverteringa (link til rutinar) Følgjande format med tidspunkt for konvertering skal nyttast
| Mal / dokumenttype
|
Prod.format
|
Arkivformat
|
Tidspunk for konvertering
|
| Eigenproduserte dokument
|
|
|
|
| Skanna dokument
|
|
|
|
| e-post
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Digitale signaturar Kvalitetssikring av skanna dokument Kassasjon av papirversjonar Periodedeling Interne ansvarstilhøve og rutinar Ansvar for tildeling av brukarrettar / Systemansvar Systemansvarleg Systemansvarleg i .... er .... Vedkommande har rettar til autorisasjon av alle personar i systemet med omsyn til registreringsrettar, tilgangskodar og medlemskap i tilgangsgrupper. Arkivleiar Leiar ved sentralarkivet er arkivansvarleg i .... Vedkommande har såleis alle rettar knytt til arkiveringsfunksjonane i systemet Arkivleiar skal i tråd med dette
- ha oversikt over den administrative og arkivtekniske strukturen i systemet samt sørge for vedlikehald og oppdatering av denne.
- følgje opp sakshandsamarane og sikre seg at desse har kunnskapar om bruken som står i høve til dei rettane dei har.
Arkivpersonalet Arkivpersonale har tilgang til å registrere utval og medlemar. Vedkommande har også alle rettar knytt til arkiveringsfunksjonane i systemet Saksfordelar / leiarar
- kan autorisere sakshandsamarar i systemet med omsyn til registreringsrettar, tilgangskodar og medlemskap i tilgangsgrupper innanfor dei kodene som vedkommande sjølv er autorisert for.
- kan fordele saker og journalpostar i avdelinga
- har tilgang til å opprette og ajourhalde saker og journalpostar på si avdeling
Sakshandsamar
- tilgang til å opprette og ajourhalde saker og journalposter der vedkommande er saksansvarlig
- tilgang til å klassere eigne saker
- tilgang til å avskrive eigne saker
- tilgang til å opprette utvalssaker og registrere behandlingsplan for utvalsbehandling av eigne saker
Utvalssekretærar
- har tilgang til å registrere utval og medlemar
|