Føremål

Arkivplanen skal vere retningsgjevande for dokumenthandsaminga i Volda kommune. Det overordna målet er å få ei kontrollert handsaming av posten slik at ein heile tida har oversikt over Volda kommune sin fullstendige dokumentproduksjon. Dette oversynet skal omfatte både arkiverte dokument og dokument som midlertidig er oppbevart utanfor arkivet.

Desse retningslinene er i tråd med forskriftene til arkivlova kapittel III.

Oppdatering av arkivplan

Arkivleiar skal ha melding om alle endringar i kommunen med moglege følgjer for arkivet i god tid før dei blir sett i verk, og har rett til å uttale seg om dei følgjene dei kan få for arkivet.

Oppdatering av arkivplanen skal mellom anna skje når

• det skjer endringar i post- og arkivrutinar
• ei kommunal eining opprettar eit nytt arkiv eller arkivdel (NB! dette gjeld også fagsystem)
• det blir teke i bruk ny arkivnøkkel
• ei kommunal eining tek i bruk eit nytt datasystem for lagring av informasjon. Dette gjeld også fagsystem.
• kommunale einingar blir lagt ned eller oppretta
• styre eller utval blir lagt ned eller oppretta
• det blir gjort vesentlege endringar i kommunen sitt delegasjonsreglement
• kommunale oppgåver blir overført til verksemder utanfor kommunen
• det blir teke i bruk ny versjon av arkivnøkkel
• det blir teke i bruk nye versjonar av datasystem for lagring av informasjon