|
Rutiner for saksbehandlere - Acos Formål: Daglig restanse kontroll. Sikre at mottatte dokumenter blir saksbehandlet eller besvart på riktig og hensiktsmessig måte. En restanse er en mottatt journalpost, et dokument, som ikke er endelig avskrevet, besvart eller behandlet. Ansvar: Saksbehandler har ansvar for å behandle mottatt post som har kommet direkte til saksbehandler, enten direkte på papir eller epost eller som er fordelt fra leder. Denne vil ligge under kurven "Innboks" i Acos. Saksbehandler har ansvaret for å avskrive alle dokumenter i en sak de er ansvarlige for, enten svaret er via brev, e-post, telefon eller at dokumentet tas til etterretning. Dersom et brev ikke skal besvares skriftlig, avskrives det med kode. Rutinebeskrivelser: Opprettelse av sak
- Husk bestandig å sjekke om dette er en ny sak, eller om det egentlig er et nytt dokument i en eksisterende sak.
- Opprette sak i Acos ved å velge «Ny sak»
- Sakstittel skal være dekkende for alle dokumenter i saken.
- Dersom innholdet endrer seg underveis, skal sakstittel endres.
- Saksbehandler har ansvar for å vurdere om saken skal unntas offentlighet etter offentlighetsloven.
Arkivar skal kvalitetssikre saker som er opprettet av saksbehandler og legger på arkivkode og setter saken i B. Journalføring av E-post Formål Øke journalføring av arkivverdige saksdokumenter som behandles/distribueres via e-post. Ansvar Saksbehandler og Servicetorget har ansvar for at arkivverdig e-post blir journalført. Servicetorget har ansvar for postmottak, saksbehandler har ansvar for egne mottatte og sendte e-poster. Rutinebeskrivelse: Det normale er at e-post skal sendes til Vågan kommunes offisielle postmottak, postmottak@vagan.kommune.no jfr. Arkivlovens forskrift § 3-2. E-postene blir lagt til journalføring og journalføres av arkivar. Dersom e-posten kommer direkte til saksbehandler gjelder følgende:
- Saksbehandler journalfører e-posten i Acos, dette gjelder både innkommet e-post og utgående e-post. Husk å legg til riktig mal (U, I, X, N) utfra hva slags dokument det er.
- Arkivverdig e-post som er adressert til adresselister, er det hovedadressat som er ansvarlig for at e-posten blir journalført.
- Dersom e-post kommer til ansatte som ikke har tilgang til Acos, videresendes denne til postmottak for journalføring.
- Arkivar kvalitetssikrer journalposten og setter den fra R/S til J.
Besvare inngående journalpost med utgående brev: Inngående post som skal behandles utføres ved å avskrive eller produsere svarbrev i Acos. Da brukes enten alternativ:
Husk å legge til evt. andre mottakere av brevet før du endrer overskriften på brevet. Journalposttittel skal være dekkende for innholdet i dokumentet. Trykk "Lagre". Under saksmappen "Saksdokumenter", trykk "Opprett Dokument" og velg mal. Arkiver dokumentet med "Sjekk inn og avslutt". Dersom du er ferdig, og brevet er klart for utsendelse, velg "Ekspeder". Trykk "Ja" på boksene som kommer opp. Kan velge om dokumentet skal sendes via epost (Ikke UO- dokumenter) eller via Svar Ut (inkl. UO-dokumenter). Arkivar kvalitetssikrer og setter journalpost fra E til J Rutine for behandling av innsynssaker Formål Sikre at allmennheten får lik, rettferdig og korrekt behandling ved krav om innsyn i dokumenter og saker hos kommunen, i samsvar med offentleglova, forvaltningsloven og arkivlova. Rutinen skal bidra til å fremme åpenhet, rettssikkerhet og tillit til kommunens forvaltning. Ansvar
• Servicetorget / Arkivet har ansvar for å registrere og videreformidle innsynskrav til riktig saksbehandler.
• Saksbehandler har ansvar for å vurdere og behandle innsynskravet i tråd med gjeldende regelverk.
• Leder for enheten har ansvar for at ansatte er kjent med rutinen og følger den. Mottak av innsynskrav
1. Innsynskrav kan fremmes muntlig eller skriftlig, for eksempel via e-post (postmottak@vagan.kommune.no ), brev, telefon eller personlig henvendelse.
2. Dersom innsynskravet mottas av Servicetorget eller postmottaket, skal det umiddelbart registreres i Acos WebSak og videresendes til riktig saksbehandler.
3. Dersom kravet gjelder et annet organ, skal det videresendes dit uten ugrunnet opphold, og innsender skal informeres om dette. Behandling av innsynskrav Når innsyn gis fullt ut
1. Søk opp dokumentet det bes om innsyn i.
2. Dersom dokumentet ikke er unntatt offentlighet (ikke merket “UO”): høyreklikk på journalposten → «Send til» → «E-post», og legg inn mottakers e-postadresse.
3. Legg inn kommentar i Acos med hvem som har fått innsyn, hva det er gitt innsyn i, og dato for utlevering. Når dokumentet må sladdes (delvis innsyn)
1. Vurder om deler av dokumentet inneholder taushetsbelagte opplysninger etter forvaltningsloven § 13 eller annen lov.
2. Lag en kopi av dokumentet, sladd opplysningene, og ta en ny kopi der sladdingen er permanent.
3. Send det sladdede dokumentet til innsynsberettiget.
4. Legg kopi av det sladdede dokumentet i saken.
5. Gi anmerkning i kommentarfeltet som beskrevet over.
6. Oppgi hvilke bestemmelser (lov, paragraf, ledd, bokstav) som begrunner sladdingen.
Delvis innsyn skal alltid vurderes før eventuelt avslag (se offl. §§ 11 og 12). Når innsyn avslås
1. Avslag regnes som et enkeltvedtak og skal gis skriftlig i Acos.
2. Avslaget skal inneholde henvisning til lovhjemmel, kort begrunnelse, og opplysninger om klagerett og klagefrist (3 uker).
3. Dersom den som har fått avslag ber om begrunnelse, skal dette journalføres og besvares innen 10 arbeidsdager, og ny klagefrist på 3 uker gjelder.
4. Klage på avslag skal journalføres og behandles uten ugrunnet opphold.
5. Klagen sendes til kommunen, som foretar ny vurdering. Dersom avslaget opprettholdes, oversendes saken til Statsforvalteren i Nordland for endelig avgjørelse. Frist for behandling Innsynskrav skal avgjøres uten ugrunnet opphold, normalt innen 1–3 virkedager. Dersom kravet ikke kan avgjøres innen 5 virkedager, regnes dette i utgangspunktet som et avslag som kan påklages, se offl. § 32 for nærmere regler om dette. Journalføring og dokumentasjon Alle innsynskrav skal journalføres. Eventuell korrespondanse, vurdering, sladding og utlevering skal dokumenteres i Acos for å sikre etterprøvbarhet og åpenhet. Dersom dokumentet er unntatt offentlighet, skal det merkes med «UO» og relevant lovhjemmel. Håndtering av personopplysninger Ved innsyn i saker som inneholder personopplysninger, skal det vurderes om utlevering er i samsvar med personvernregelverket (GDPR og personopplysningsloven). Kun nødvendige opplysninger skal gis ut. Opplysninger som omfattes av taushetsplikt skal sladdes. Klargjøring av saksframlegg til politisk behandling Formål Sikre at saker som skal til politisk behandling blir korrekt behandlet Ansvar Saksbehandler har ansvar for å produsere saksframlegget som innstilles av saksbehandler og rådmann. Rutinebeskrivelse:
- Saksbehandler skal sette saken til politisk behandling, velge utvalg.
- Det er viktig at saksframlegget får en overskrift som er dekkende.
- Husk - aldri fjern linjer i saksframlegg malen disse inneholder koder.
- Sørg for at alle vedlegg er med i journalposten med saksframlegget.
- Saksframlegget sendes til godkjenning før det settes i F - Ferdig.
- Saksframlegget er da klar til behandling og formannskapssekretær kan legge saksframlegget på sakskartet.
- Frist for klargjøring av sakspapirer til politisk behandling er en uke før møtet skal avholdes.
|