1. Ansvarsfordeling
| Oppgave
|
Når
|
Ansvarlig
|
|
| Poståpning / e-post
|
Daglig
|
Dokumentsenteret
|
All inngående papirpost
til kommunen leveres til
dokumentsenteret.
Posten sorteres i
sakspost (arkivverdig
post) og
informasjonspost.
Informasjonspost
legges rett i de interne
posthyllene. Sakspost
skannes til WebSak og
post til Helsestasjonen,
Færderhuset,
Barneverntjenesten og
til Helseforvaltningen
åpnes og skannes til
fagsystem av
Dokumentsenteret.
|
| Registrering og skanning av inngående post og e-post
|
Daglig
|
Dokumentsenteret
|
Hva skal registreres: Se ”Dokumentasjon av saksbehandling” og ”Saksoversikt” Registrering:
- Velg eksisterende sak/ ny sak
- Fordele til saksbehandler eller avdeling
- Finn arkivkode
- Følg skriveregler
- Legg til evt. tilgangsgruppe
- Vurder skjerming
|
| Fordeling
|
Fortløpende
|
Dokumentsenteret Leder, evt. Stedfortreder
|
Dokumentsenteret så langt de kan. Leder, evt. stedfortreder fordeler post til saksbehandler der det ikke er tildelt direkte fra dokumentsenteret. Ved lengre fravær må dokumentsenteret informeres i e-post.
|
| E-post sendt direkte til saksbehandler
|
Fortløpende
|
Saksbehandler
|
Saksdokumenter registreres på riktig sak. Skriveregler følges. Avsender skal aldri være e-postadresse, men navn på firma eller privatperson. (Evt ny sak opprettes av dokument-senteret)
|
| Utgående e-post fra saksbehandler
|
Fortløpende
|
Saksbehandler
|
Saksdokumenter registreres på riktig sak. Mottaker skal være navn på firma eller privatperson, aldri e-postadresse.
|
| Ekspedering av dokumenter
|
Fortløpende
|
Saksbehandler
|
Dokumentfil må låses for redigering når det ekspederes til mottaker. Når saksbehandler skal sende dokumentet og det anses ferdig, velger saksbehandler:
- Ekspeder
- Brevet sendes via SvarUT
- Dersom brevet må sendes i papir, velg ekspeder og endre til papirutskrift
(dokumentsenteret kan åpne for redigering ved behov dersom brevet ikke er sendt) Hensikt: Egenproduserte dokumenter som ligger lagret er dokumentasjon/bevis på hva som er sendt ut fra kommunen. Det loggføres når dokumentfilen blir låst - endrer status til Ferdig og ekspedert. Gjøres dette dager etter utsendelse, synker dokumentasjonsverdien.
|
| Ferdigbehandlet sak
|
Fortløpende
|
Saksbehandler
|
Når alle dokumenter er ferdigstilt eller avskrevet og du ikke forventer umiddelbar ny saksbehandling i saken kan du avslutte den. Det markeres ved å sette merknad: ØA (ønskes avsluttet) Melding sendes automatisk til dokumentsenteret. Dokumentsenteret kan åpne disse ved behov. Hensikt: Status på dine saker stemmer med din reelle arbeidssituasjon.
|
| Ferdigbehandlet sak
|
Daglig
|
Dokumentsenteret
|
Dokumentsenteret endrer til status (A) avsluttet.
|
| Kvalitetskontroll av journalpost med dokumentfiler med status (E)
|
Daglig
|
Dokumentsenteret
|
Sjekker journalopplysninger og tilgang og endrer status til J Korrektur
- Skriveregler
- Gradering
- Skjerming
Vil komme med på offentlig journal
|
| Kvalitetskontroll av journalpost med dokumenter med status (S)
|
Daglig
|
Dokumentsenteret
|
Sjekker journalopplysninger og tilgang og endrer status til J Vil komme med på offentlig journal
|
| Oppfølging av dokumentfiler med status R
|
|
Saksbehandler
|
Dokumentsenteret søker opp og avklarer status med saksbehandler
|
| Lese korrektur offentlig journal
|
Daglig
|
Dokumentsenteret
|
Dagens første oppgave. En ekstra sjekk på skjerming av nødvendige opplysninger
|
| Publisere offentlig journal
|
Daglig
|
Dokumentsenteret
|
Kl 13:00 tre dager etter journalføring.
|
| Restanseoppfølging
|
Fortløpende
|
Leder/saksbehandler
|
Følger opp forfallsfrister og restanser i avdelingen. Mottatte dokumenter som er besvart, må avskrives. Jo mer ajourført dette er, jo mer reell oversikt vil kommunen få over saksbehandlingen. Lederansvar å sikre at saksbehandlere selv avskriver de inngående dokumentene de er tildelt ansvar for.
|
| Restanseoppfølging
|
Månedlig
|
Dokumentsenteret
|
Hensikt: Sikre at avskriving av mottatte dokumenter blir gjennomført. Lederne vil motta rapport fra dokumentsenteret. Også etatslederne.
|
| Restanseoppfølging
|
Fortløpende
|
Saksbehandler
|
Avskriver fortløpende mottatte brev som de besvarer.
|
| Politiske saker
|
|
Møtesekretærer
|
Setter opp saksliste, sakspapirer, prosessen til politikere, publiserer, møteprotokoller, melding om vedtak, samlet saksfremlegg, lukke møter etc.
|