2 Daglige post- og arkivrutiner 1. Mottak av post
Inngående post skal leveres til arkivtjenesten, som er ansvarlig for postbehandling av all post.
Telefaks og elektronisk post (e-post) skal behandles som vanlig post. E-post skal skrives ut på godkjent papir, dersom de blir godkjent av arkivtjenesten som saksdokumenter (vedrørende saksdokumenter og sakspost, se pkt. 2.2). I tillegg til de personlige e-postadressene, har Bystyrets kontor et sentralt e-postmottak som forvaltes av arkivtjenesten. E-postadressen til Bystyrets kontor er: bystyrets.kontor@bergen.kommune.no For åpning av personlig adressert post, dvs. når personnavn nevnes før navnet til den kommunale enheten, gir de ansatte arkivet (posttjenesten) en skriftlig fullmakt til likevel å kunne åpne posten. Medarbeidere som likevel mottar personlig adressert post som viser seg å være til administrasjonen, skal straks levere denne til arkivtjenesten for registrering. Denne regelen gjelder også for telefaks og elektronisk post. Post til Byombudet, se egne rutiner. 2. Åpning, sortering og arkivbegrensning av inngående post Posten skal åpnes av arkivtjenesten. Etter at posten er åpnet, skal posten deles i arkivuverdig post (informasjonspost) og arkivverdig post (sakspost). 2.1 Arkivuverdig post Som arkivuverdig post (informasjonspost) regner vi trykksaker, offentlige publikasjoner, faktura, rundskriv, utskrifter/kopier, referater fra andre organ og annet mangfoldiggjort materiale som ikke fører til saksbehandling. Informasjonsposten skal ikke legges i arkivet, utenom hos den som har produsert den. Arbeidsdokumenter, beskjeder og lignende som ikke er arkivverdig, skal holdes utenfor arkivet. Mottaker beholder selv informasjonsposten. Etter eventuell sirkulasjon kan den samles i ringpermer eller kassetter i kontorbiblioteket, fysisk skilt fra arkivet. Gjeldende kommunale og statlige rundskriv vil etter hvert kunne finnes i elektroniske versjoner på henholdsvis intranett (BKDOK) og Internett (ODIN). 2.2 Arkivverdig post Som arkivverdig post regner vi post som blir gjenstand for saksbehandling (saksdokument etter offentlighetsloven) eller som har betydning for saksbehandlingen. Denne går til stempling og journalføring. Den arkivverdige posten kan vi dele i post som er ordnet etter Bergen kommunes arkivnøkkel (administrasjonspost) og post som ordnes etter spesielle system (spesialarkiv), for eksempel personalarkiv eller objektarkivet 2.3 Dokumentasjon av regnskap Regninger, fakturaer, lønnsvedlegg og rutinemessig korrespondanse om regnskap skal kun datostemples av arkivtjenesten. Deretter går de til rette vedkommende uten journalføring . 3. Mottak av BKSAK-dokumenter Når et N-dokument (intern korrespondanse) er produsert i BKSAK, er hovedregelen at det ikke skal registreres der flere ganger. Dersom en mottar en utskrift av et N-dokument, skal det ikke skannes. Arkivtjenesten markerer i systemet at dokumentene er mottatt (jf BKSAK 200206442/4 og 5). Er dette del av en sak som Bystyrets kontor har opprettet , skal papirutskriften arkiveres i saksarkivet ved Bystyrets kontor. Mottatte BKSAK-dokumenter som Bystyrets kontor tar vare på til orientering eller som arbeidskopier, kan vanligvis oppbevares i ringperm eller skyggemapper. Disse kasseres ved behov, eller i forbindelse med periodiseringen - ved overgangen til ny arkivperiode. 4. Stempling, journalføring og skanning Arkivtjenesten er ansvarlig for gjennomføringen av disse oppgavene: a) Saksposten blir stemplet med journalstempel som inneholder opplysninger omjournalførende enhet/arkivskaper, mottaksdato, arkiv- og emnekode, saks- og dokumentnummer, saksbehandler/avdeling og ev. unntak fra offentlig innsyn. b) Saksdokumentene klasseres etter Bergen kommunes arkivnøkkel ev. annet system. c) Arkivtjenesten journalfører saksdokumentene og knytter de til eksisterende saker eller oppretter nye saker. d) Dokumenter som fører til saksbehandling ved Bystyrets kontor skal skannes inn i BKSAK. 5. Fordeling og restansekontroll a) Arkivet fordeler saksdokumentene til saksbehandlerne. I tvilstilfeller blir leder konferert. Arkivet registrerer fordelingen i postjournalen. b) Saksbehandlere har selv ansvar for sine restanser. Dette gjelder både i BKSAK og i fagsystemer. 6. Offentlig journal. Godkjenning og framlegging a) Leder eller den som har fått fullmakt til det, avgjør hvilke saksdokumenter somskal unntas fra offentlig innsyn. Unntakene blir registrert i sak-/arkivsystemet med lovhjemmel. b) Dersom det på et tidspunkt blir aktuelt å legge den offentlige journalen i Bergen kommune ut i elektronisk versjon, skal arkivtjenesten spesielt kontrollere at ingen opplysninger underlagt taushetsplikt blir gjort tilgjengelig. 7. Journalføring og ekspedering av egenproduserte saksdokumenter Generelt vises til følgende rundskriv: BKSAK 200206442 /4 og 5. a) Alle utgående saksdokumenter som er produsert internt, skal journalføres i sak-/arkivsystemet (BKSAK) eller avdelingens fagsystem. b) For dokumenter som skal sendes internt i kommunen, benyttes som hovedregel N-dokument, dvs. notat (internt dokument). Dersom dokumentet inneholder opplysninger som er unntatt fra offentlighet, skal U-dokument brukes. c) Saksbehandler skal gjøre utgående brev og interne notater klar for journalføring, og samtidig avskrive inngående brev som er besvart. d) Saksbehandler skal før utsending kopiere utgående brev for arkivlegging i saksmappe i saks- eller spesialarkiv og i kopibok. e) Arkivtjenesten skal kontrollere at egenproduserte saksdokumenter er korrekt journalført. f) Opplysninger unntatt offentlighet skal aldri sendes med faks eller e-post og skal ikke skrives i notatform (dvs. N-dokument / internt dokument). g) Til intern saksbehandling ved Bystyrets kontor, som ikke krever oppfølging og avskriving i journalen, kan brukes x-dokument. h) Til saksframlegging og andre journalførte dokumenter som er knyttet til utvalgsbehandling (saksprotokoll, innstilling) brukes S-dokument. Se ellers kommunens rutiner for saksbehandling i BKSAK: Hjelp.wwwsak. 8. Saksavslutning og arkivlegging a) Arkivtjenesten registrerer i sak-/arkivsystemet at saken er avsluttet, avskriver dokumenter som ikke er avskrevet og registrerer eventuelt kassasjonsår for saken. Bare arkivpersonale skal ha tilgang til disse funksjonene i systemet. b) Før arkivlegging skal arkivmappen renses, og konsept, kladder, dubletter, arbeidsnotat o.l. fjernes fra mappen. c) Arkivet kontrollerer at alle saksdokumenter er på plass før saken blir arkivlagt. 9. Kvalitetskontroll av elektronisk journal- og arkivsystem a) Arkivtjenesten skal føre kontroll med at alle saksdokumenter er journalført og knyttet til riktig sak i sak-/arkivsystemet og at de samme dokumentene finnes i det fysiske arkivet. b) Arkivtjenesten skal kontrollere at sak-/arkivsystemet blir korrekt brukt, slik at føring av avsluttede saker og avskrevne dokumenter blir låst i systemet. Deretter gis det kun lesetilgang. c) Arkivtjenesten har ansvaret for kvalitetssikring av arkivfunksjoner som er utført av saksbehandlere og ledere. 10. Regler for internt utlån av arkivsaker a) Utlån av originale saksdokumenter skal bare skje når dokumentet ikke finnes i elektronisk versjon (BKSAK). b) Utlån skal alltid skje gjennom arkivtjenesten eller markeres med utlånskort i arkivet. c) Utlån registreres i BKSAK. d) Utlånt materiale er låneren sitt ansvar til utlånet er avskrevet. Låneren skal se til at ingen dokumenter blir fjernet eller lagt til i en mappe, og at ordenen i mappen ikke blir ødelagt. 11. Regler for eksternt innsyn i arkiv a) Arkivtjenesten/saksbehandler gir etter fullmakt publikum innsyn i arkiv i samsvar med reglene i offentlighetsloven (offentlig innsyn) og forvaltningsloven (partsinnsyn). b) Den som ber om innsyn i arkiv, skal ved hjelp av den offentlige journalen identifisere den saken vedkommende vil ha innsyn i. Vedkommende har rett til innsyn i alle dokumentene i saken. c) Arkivtjenesten skal vurdere om dokumenter det er bedt om innsyn i, inneholder opplysninger som skal unntas fra innsyn etter offentlighetsloven. Dersom dette er tilfelle, må en ta stilling til om en kan gi innsyn i resten av dokumentene eller om hele saken skal unntas fra innsyn. d) Dersom det blir gitt avslag på krav om innsyn, skal avslaget grunngis med lovhjemmel. e) Innsynsbegjæringer skal være skriftlige. Dersom en person søker på innsyn på vegne av en annen, skal det følge med skriftlig fullmakt. f) En eventuell skriftlig forespørsel om innsyn og svar på forespørselen er arkivverdige dokumenter som skal journalføres. 12. Arkivrettledning for saksbehandlere Saksbehandlerne har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase. Saksbehandlerne er ansvarlige for at dokumenter de arbeider med - eller har arbeidet med, blir arkivert. Saksbehandlerne skal derfor: a) Ha ansvaret for at saksdokumenter som kommer direkte til saksbehandler straks blir levert til arkivet for stempling og journalføring. b) Kontrollere at mottatte saksdokumenter er stemplet og registrert i arkivet. Dette gjelder også faks og e-post. Det er ikke anledning til å starte saksbehandling av dokumenter som ikke er stemplet og journalført (gjelder også hastesaker). c) Se til at all saksbehandling skjer i kommunens sak/arkivsystem eller i avdelingenes fagsystem. Saksbehandler skal gjøre utgående skriv klar for journal. d) Ha ansvaret for at alle saksdokumenter de skriver blir journalført. Dersom saksbehandler journalfører og ekspederer selv, skal to eksemplarer av utgående skriv leveres til arkivet for arkivlegging. Disse reglene gjelder også faks og e-post. e) Dersom utgående dokument inneholder opplysninger som skal unntas fra offentlighet, må saksbehandler gradere dokumentet med tilgangsgruppe og lovhjemmel. f) Saksbehandler skal se til at saksmapper som blir levert til arkivet for arkivlegging skal være renset for dubletter, notater og lignende. 13. Ved sykdom og annet fravær i arkivet Reglene som er beskrevet over skal i hovedsak følges. Imidlertid kan saksbehandlingen starte ved at leder delegerer ansvar for åpning av post til øvrige medarbeidere, og at det tas kopi av innkomne saksdokumenter. Merk at dette kun gjøres unntaksvis, og at hovedregelen er en journalføring og skanning av dokumentene. |