|
Arkivering av saksdokumentasjon
- Dokumentene i en sak skal arkiveres samlet i en mappe enten i saksarkiv eller spesialarkiv.
- Skaun kommune har et sentralisert saksarkiv, som skal dokumentere saksbehandling og oppfølging av administrative og politiske vedtak i kommunen. Alle saker skal arkiveres i det sentrale saksarkivet, bortsett fra rutinemessige saker som gjelder betaling av skatt og kommunale avgifter.
- Saker om nedsatt og ettergitt skatt og avgifter og tvangssaker i forbindelse med inndriving skal arkiveres i saksarkivet.
- Hjemmelsdokumenter for kommunale eiendommer, avtaler og garantidokumenter som forplikter kommunen og panteobligasjoner for etablerings- og utbedringslån skal ordnes som egne serier. Korrespondanse om slike saker skal legges i saksarkivet.
- Saker om enkeltpersoner som inneholder sensitive opplysninger skal arkiveres som egne serier.
- Saker som gjelder eiendommer skal arkiveres i egne serier etter gårds- og bruksnummer. Dette gjelder byggesaker, fradelingssaker, saker etter jordlov, konsesjonslov og odelslov og andre landbrukssaker.
- Saker om utbygging og drift av kommunale bygg skal legges i saksarkivet.
- Saker om utbygging og drift av tekniske anlegg skal legges i saksarkivet.
- Personalsaker som har varige følger for tilsettings-, lønns- og pensjonsforhold skal arkiveres, og det er originalen som skal i personalarkivet.
|
|