Utskriftsvennlig versjon

Ansvarsforhold og rettigheter

1. Ansvar for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner

Arkivleder har hovedansvaret for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner.

Ledere har følgende registrerings- og arkiveringsrettigheter:

  • fordele innkommen post (ufordelt post) til saksbehandlere
  • opprette saker
  • registrere klassering
  • opprette journalposter og dokumenter
  • endre saksansvarlig innenfor hele organisasjonen
  • endre saksstatus på saker, journalposter mv. hvor ansvarlig tilhører egen enhet
  • flytte journalposter innenfor hele organisasjonen
  • endre saksbehandler
  • avskrive dokumenter innenfor egen enhet
  • registrere merknader på saker, jp, mv. hvor ansvarlig tilhører egen enhet
  • adgang til å registrere behandlingsplan for utvalgsbehandling av en sak
  • rett til å opprette ad hoc tilgangsgrupper som knyttes til saker innen egen enhet

Saksbehandlere har følgende registrerings- og arkiveringsrettigheter:

  • opprette saker
  • registrere klassering
  • opprette journalposter og dokumenter
  • endre saksansvarlig
  • endre saksbehandler
  • endre saksstatus på saker, jp, mv. hvor ansvarlig tilhører egen enhet
  • flytte journalpost + saker, jp. mv. registrert på saksbehandler på minst en journalpost
  • avskrive dokumenter innenfor egen enhet
  • endre behandlingsfrist hvor en selv er ansvarlig
  • adgang til å registrere merknader i saker der vedkommende er registrert som saksbehandler på minst en journalpost
  • adgang til å registrere behandlingsplan for utvalgsbehandling av en sak (hvor vedkommende er saksansvarlig)
  • rett til å opprette ad hoc tilgangsgrupper som knyttes til saker hvor vedkommende er saksansvarlig, eller journalposter hvor vedkommende er saksbehandler.

3. Ansvarsforhold og prosedyrer for registrering og arkivering av saksdokumenter som sendes og mottas som e-post

Mottak:

Orkdal kommune har ett sentralt e-postmottak. Her skal all arkivverdig e-post sendes til. Som all annen post er det arkivtjenesten som åpner posten her og som har ansvaret for å registrere de arkivverdige dokumentene. Når saksbehandleren mottar e-post direkte (utenom det sentrale e-postmottaket), plikter saksbehandleren å vurdere om det er arkivverdig post som må journalføres. Er saksbehandleren i tvil, må arkivtjenesten kontaktes. Dersom e-posten er arkivverdig, må e-posten straks registreres, enten av saksbehandler eller at e-posten videresendes til arkivet for registrering. Saksbehandler har plikt til å vurdere om e-posten må anses som arkivverdig eller ikke.

Sending:

Saksdokumenter kan sendes på e-post hvis det ikke er spesielle krav om underskrift o.l. som forhindrer dette. Saksbehandler plikter da å journalføre e-posten før utsendelse. Arkivverdig e-post som sendes fra Orkdal kommune skal være utformet som et offentlig dokument og inneholde kommunens logo, arkivkode, journalnummer, løpenummer og øvrige kjennetegn for et offentlig dokument. Saksbehandler har plikt til å vurdere om e-posten må anses som arkivverdig eller ikke. Brev som er unntatt offentlighet skal ikke sendes som e-post, med mindre det benyttes kryptering.

4. Ansvarsforhold og prosedyrer for konvertering av saksdokumenter til arkivformat, herunder tidspunkt for konvertering

Saksdokumentene som har fått status J blior fortløpende konvertert til riktig arkivformat. IT-tjenesten må hver morgen kontrollerer om konverteringen har vært vellykket og straks melde fra til arkivtjenesten hvis det ikke er tilfellet.

5. Operatøransvar, arbeidsprosedyre og rutiner for kvalitetssikring ved skanning av innkomne papirdokumenter

Arkivtjenesten har operatøransvaret for skanningen av innkomne papirdokumenter. Etter at dagens post er sortert, skannes de arkivverdige dokumentene inn omgående.

Her følges rutinene for bunkeskanning/enkeltskanning i brukerveiledningen til PixEdit. Når skanningen er ferdig, registrerer arkivtjenesten den innkomne posten i arkivsystemet. Dernest kontrolleres følgende:

  • at alle mottatte dokumenter er skannet og arkivert
  • at alle sider er kommet med på hvert dokument
  • at skanningen kvalitetsmessig er god nok
  • at det er samsvar mellom arkiverte dokumenter og registrerte opplysninger

Etter at kontrollen er gjennomført kan eventuelt annen ikke arkivverdig post skannes.

6. Ansvar og rutiner for kvalitetssikring av registreringen og den elektroniske arkiveringen

Registreringen:

Den som skriver et brev har primæransvaret for at det blir registrert på korrekt måte. Arkivtjenesten har ansvaret for å kvalitetssikre alle registreringer som blir gjort i journalen. Dette gjøres snarest mulig etter at et brev er ferdigstilt for utsendelse eller et internt dokument er fedigstilt. Kvalitetssikringen går bl.a. ut på at følgende kontrolleres:

  • at journalposten er knyttet til riktig sak
  • at eventuell avskrivning er utført
  • at offentlighetsvurdering er gjennomført, også m.h.t navn i tittelfelt, og at eventuelle tilgangskoder er riktig påført
  • ved opprettelse av ny sak må spesielt arkivkode og sakstittel kontrolleres

Arkiveringen:

IT-tjenesten har ansvaret for å kvalitetssikre den elektroniske arkiveringen inntil avlevering skjer til depot. Dette innebærer følgende rutiner:

  • backup-rutinene beskrevet under § 3-2 punkt 5 skal følges
  • sikkerhetskopiene lagres på enheter som er fysisk adskilt (annet lokale) fra enheten der Ephorte-basen er lagret. Lokalene som benyttes til oppbevaring av server og sikerhetskopier skal være godkjent for dette formålet.
  • kun godkjente arkivformater skal benyttes
  • kun godkjente lagringsmedium skal benyttes

Dersom det oppstår problemer, må arkivtjenesten straks kontaktes.

Laster...