Utskriftsvennlig versjon

Arkivansvar i enhetene

Instruksen gjelder for alle som har arkivansvar i Orkdal kommune. Arkivansvarlige kan selv utføre tjenester innenfor dokumentbehandling og arkiv.

Ordningen med sentralarkiv innebærer at arkivansvarlig i enhetene kun er ansvarlig for de seriearkiv (objektarkiv) som til en hver tid befinner seg der.

 

Administrativ plassering

  • Arkivansvarlig sentraladministrasjonen er administrativt underlagt rådmannen
  • Arkivansvarlig ytre enheter er enhetsleder
  • Arkivfaglig er arkivansvarlige (enhetsleder) underlagt arkivleder og skal rapportere til arkivleder

 

Ansvar

  • Enhetsleder har et operativt faglig ansvar for enhetens samlede arkivtjeneste.
  • Enhetsleder skal påse at arkivarbeidet følger lover og bestemmelser, og at arbeidet utføres på en rasjonell og effektiv måte i henhold til bestemmelsene i denne planen.
  • Enhetsleder har ansvar for å bringe arkivfaglige problemer i de ulike enheter videre til arkivleder.

Arbeidsoppgaver

  • Arkivmedarbeider skal utføre det løpende arkivarbeidet i henhold til lover, bestemmelser og arkivreglementet i arkivplanen.
  • Arkivmedarbeider skal utføre arkivbegrensning og registrering i tråd med retningslinjene slik at saksoversikt og sakskontroll kan etableres.
  • Arkivmedarbeider skal sørge for rasjonell dokumentflyt slik at rette vedkommende får all aktuell dokumentasjon.
  • Arkivmedarbeider skal utføre arkivleggingen i henhold til vedtatte og godkjente systemer og oppstillingsplaner.
  • Arkivmedarbeider er ansvarlig for at arkivene til enhver tid er oppdatert (versjonskontroll).
  • Arkivmedarbeider skal sørge for rasjonell betjening av arkiver og dokumentsamlinger, og for at betjeningen følger retningslinjer for bruk og lån av arkivmateriale.
  • Arkivmedarbeider skal holde oversikt over dokumentasjonen i sine fysiske arkiver og databaser.
  • Arkivmedarbeider skal utføre kassasjonsarbeide i tråd med gjeldende retningslinjer.
  • Arkivmedarbeider plikter å ta nødvendig opplæring for å kunne utføre sine oppgaver tilfredsstillende.
Laster...