Utskriftsvennlig versjon

Arkivorganisering

De kommunale arkivene er viktige fordi de rommer dokumentasjon som er av vital betydning for samfunnet, den enkelte kommune og innbygger.
Dette har nær sammenheng med at kommunen har ansvaret for en rekke grunnleggende tjenester, blant annet barnehage, skole, sosialomsorg, barnevern, legevakt og hjemmesykepleie.
Kommunen forvalter dermed mye rettighetsdokumentasjon som det er et stort behov for å bevare. For kommunalforvaltningen er arkivene viktige fordi de dokumenterer forvaltningens virksomhet og
vedtak.

Våre arkiv må være organisert på en slik måte at det blir enkelt å finne fram i senere.

Lovhjemmel

Riksarkivarens forskrift omhandler krav til organisering og rutiner

Journalenhet
Felles postmottak
Postmottak i de ytre enheter
Elektronisk saksarkiv
Arkivdeler
Fagsystemer
Interkommunalt samarbeid og kommunalt eierskap

Journalenhet

Orkdal kommune har to journalenheter

Arkiv:          J-OK
Betegnelse: Journal Orkdal kommune
Fra dato:     06.06.2016
Til dato:

Arkiv:           J-OB
Betegnesle: Journal Orklandbadet KF (reg. i Brønnøysundreg. som Orkdalbadet KF)
Fra dato:      11.01.2018
Til dato:

Felles postmottak

Orkdal kommune har felles postmottak for alle enheter. Post- og arkivtjenesten ved rådhuset registrerer og journalfører posten som kommer inn til felles postmottak. Dette gjelder også epost.

Postmottak i de ytre enheter

I de fleste tilfeller vil det være hensiktsmessig at ytre enheter registrerer og journalføre mottatt post selv. Eller de kan levere posten til felles postmottak på rådhuset for registrering.

Elektronisk saksarkiv 

Orkdal kommune innførte 6.6.2006 elektronisk arkiv for generell saksbehandling med sak- og arkivsystemet ePhorte, med journalenhet J-OK Orkdal kommune

11.01.2018 ble det opprettet en ny journalførende enhet - Orklandbadet KF (reg. i Brønnøysundreg. som Orkdalbadet KF)

Arkivdeler

Ledetekst

Forklaring

Ordningsprinsipp

Emne

Saksarkiv basert på K-koder (en arkivdel for hele kommunen) fra 06.06.2006 er emnearkivet fullelektronisk

K-koder

Personal

Personalarkiv (en arkivdel - med tilgang for alle som har behov) fra 06.06.2006 er personalarkivet fullelektronisk

Personnummer

GBNR

Felles gbnr-register for kommunale eiendommer, landbruykseiendommer og (Byggesaker/delingssaker, egen modul)

Gårds- og bruksnr.

Barnemapper

Barnehagene

Personnummer

Elevmapper

SFO/Skole

Personnummer

Klient

Klientarkiv

Personnummer

Skatt

Kemner - privatpersoner og bedrifter

Person- eller org.nummer

Orkland

Saksarkiv basert på K-koder (En arkivdel som skal benyttes i prosessen før kommunesammenslåing)

K-koder

Fagsystemer

Personopplysninger som er regulert i personopplysningsloven, helseregeisterloven og andre særlover behandles i egne fagsystemer. Fagsystemene har lagring av data i sikret sone.

Enheter som har fagsystemer som ikke er godkjent som elektronisk arkiv - må ha papirarkiv.

Pasient- og personopplysninger som registreres i egne fagsystem

 

En kommunes behandlinger av personopplysninger er regulert i personopplysningsloven og helseregisterloven, hvor henholdsvis § 13 og § 16 stiller krav til sikring av personopplysningene. De to bestemmelsene er relativt likelydende.

Forskriften til personopplysningsloven sier at det skal treffes tiltak mot uautorisert innsyn i personopplysninger hvor konfidensialitet er nødvendig, Forskrift om personopplysninger. §2-11.

Datatilsynet har gitt ut en veiledning i informasjonssikkerhet som bla. Omhandler hvordan personopplysninger skal lagres, klassifikasjon v hvorvidt personopplysninger er sensitive eller ikke osv.

Personopplysninger som behandles i Orkdal kommune

Informasjon
Formål

Hjemmel

Klassifikasjon

Sikrings- tiltak

Lagring og kommunikasjon

System-

navn

Lønn og personal
- lønnsoppl.

Person-opplysningsloven § 8

Person-
opplysninger

Krypterte linjer

Ekstern tilgang via web

Agresso

Barnevern
- Vurdering og tiltak

Barnevernloven § 3-1

Sensitive opplysninger

Sikret sone

Felles datarom

Familia

Helseopplysninger
- Pasientjournal

Helsepersonel-loven §39 flg.

Sensitive opplysninger

Sikret sone

Felles datarom

Gerica

Helsestasjons-
virksomhet med skolehelsetjenesten og jordmortjenesten

Helsepersonel-loven §39 flg

Sensitive opplysninger

Sikret sone

Felles datarom

HSPro

Sosial omsorg

- klient økonomi
- sosiale ytelser

Sosialtjeneste-loven § 2-1

Sensitive opplysninger

Sikret sone

Felles datarom

Socio

Barn- og elevinformasjon:

- elever/foresatte
- personal

Opplærings-
loven § 13

Person-
opplysninger

Internt nettverk

Felles datarom

IST:
Extens
Hypernett

Voksenopplæring:

- personopplysninger

Opplærings-
loven kap. 4A

Person-
opplysninger

Sikret sone

Felles datarom

Visma Flyktning

Ressursstyring:

- helsepersonell
- turnus
- variabellønn
- fravær

Person-opplysningsloven § 8

Person-
opplysninger

Internett

Ekstern tilgang via web

GRS

Kulturskole-administrasjon:

- elev-/foresatte-

informasjon

Person-opplysningsloven § 8

Person-
opplysninger

Internt nettverk

Felles datarom

Speedadmin

Pedagogisk psykologisk tjeneste:

Barn- og elevinformasjon:

- elever/foresatte

Person-opplysningsloven § 8

Person-
opplysninger

Sikret sone

Felles datarom

FRIDA

Interkommunalt samarbeid og kommunalt eierskap

Barnevernstjenesten i Orkdal, Meldal, og Agdenes

Barneverntjenesten i Orkdal, Meldal, og Agdenes er samorganisert og holder til i Orkdal rådhus. Alle klientdata finnes i Orkdal kommunes fagsystem Familia, der det er mulig å skille klientdata for hver kommune. Saker som omfatter innbyggere i Meldal, og Agdenes kommune arkiveres i egne arkiv atskilt fra arkivet som omfatter saker fra Orkdal kommune. Orkdal kommune har ansvar for fellestjenesten.

Skaun kommune gikk ut av samarbeidet i barnevernstjenesten 01.01.2018

PPT Orkdal og Agdenes

Orkdal kommune har arkivansvaret. All saksbehandling foregår i Orkdal kommune sitt fagsystem.

Brann og redningstjeneste i Orkdal og Skaun

All saksbehandling ang. Skaun kommune foregår direkte i Skaun kommunes saks- og arkivsystem.

Sio (Samhandlingsenheten i Orkdalsregionen)

Kommunene Agdenes, Frøya, Halsa, Hemne, Hitra, Meldal, Orkdal, Rennebu, Rindal, Skaun, Snillfjord og Surnadal. Orkdal kommune er vertskommune og har arkivansvaret.

Landbruk. Samarbeid mellom Orkdal og Meldal

Type arkiv

Beskrivelse av oppgave/tema

Hvordan gjør vi det

Generelt

2 hovedtyper av arkiver:

- eiendomarkiv landbruk

- saksarkiv

Flytting/organisering av landbruksarkivene skjer slik at de enkelt kan flyttes tilbake til Orkdal kommune dersom samarbeidet opphører.

Alle saker som gjelder forhold i Orkdal merkes med O. De settes for seg sjøl i arkivet, både i eiendomarkivet og fagarkivet.

I saksbehandlingsprogrammet opprettes nye arkivkoder, O_GARD og O_FA til Orkdalssaker.

 

Merking av arkiver

Alle arkivmapper, arkivbokser og ringpermer merkes med bokstav for Orkdal kommune ( O). Disse settes like over L eller event. annen fagbokstav på arkivmappene i eiendomsarkivet. På mappene i saksarkivet settes O øverst.

Landbruksarkiver

Medflytting av landbruksarkiver

Gardsarkiv Orkdal flyttes med. Meldal sitt blir iallfall inntil vi eventuelt finner ut at vi må flytte det, stående i sentralarkiv rådhuset

 

Fjernarkiv

Gammelt arkivmateriell blir stående igjen i de respektive rådhus.

 

Egenerklæring om konsesjonsfrihet

Settes i perm, en for hver kommune, arkiv V04

 

Produksjonstilskudd og avløsertilskudd

Settes i perm, en for hver kommune, arkiv V13

 

Skogfond

Brev som angår skogavgift føres i saksbehandlingsprogram og arkiveres i saksarkivet. Kopi av utbetalinger sorteres etter gnr/bnr og settes i perm for hver kommune (kan kastes etter 10 år).

 

Motorferdsel

Mapper for hver kommune, arkiv K01.

 

Viltsaker (generelt om vilt hører til i saksarkivet)

Tildeling og fellingsresultater knyttet til det enkelte vald oppbevares i mapper for hver enkelt kommune, arkiv K46.

 

Skogsveger (generelt om skogsveger hører til i saksarkivet)

Arkiveres i saksarkiv (V83) med registrering som under generelt.

 

Skogbruksplaner

En sjølstendig del av eiendomarkivet for den enkelte kommune.

Saksarkiv (K-koder)

Saker fra saksarkivet i Orkdal overføres ikke til Meldal. Saker som hører hjemme i saksarkivet, og som ikke er merket Orkdal (O) blir en del av Meldal kommunes arkiv etter sammenslåingen.

Originaldokumenter tas ikke ut av arkivet i Orkdal. Det tas kopier etter behov av saker som ikke er avsluttet. Saker som ikke er avsluttet registreres som ny sak i Meldal når det er behov for å registrere nye dokumenter. På linje 2 i sakstittel skrives merknad om saksnr. i Orkdal.

Laster...