Håndbok for saksbehandling og arkiv

 

Arkivplan for Orkdal kommune

alm_top

Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for retningslinjene

I kommunene er arkivansvaret en del av det overordna administrative ansvaret som er tillagt administrasjonssjefen (rådmannen), jfr. Kommunelovens § 23.

Dette ansvaret er i Orkdal kommune delegert til arkivleder som har kontroll og oppfølgingsansvar for arkivet.
Dette innebærer også at arkivleder skal gi rettleiing, råd og instrukser for arkivarbeidet i samsvar med forutsetningene gitt i eller i medhold av Arkivloven og Forskrift om Offentlig arkiv.

Saksbehandling

All saksbehandling skal skje i kommunens sak/arkivsystem eller fagsystemer. Absolutt ingen kommunale dokumenter skal lagres i personlige filer/mapper.

Denne planen skal derfor til en hver tid være i bruk av saksbehandlere og arkivpersonell i Orkdal kommune.

Oppdatering av arkivplanen

Oppdatering av arkivplanen skal skje når:

  • en kommunal enhet oppretter et nytt arkiv eller arkivdel
  • det blir tatt i bruk ny arkivnøkkel
  • en kommunal enhet tar i bruk et nytt datatsystem for lagring av arkivverdig informasjon
  • en kommunal enhet blir lagt ned eller opprettet
  • det blir oprettet eller lagt ned et styre eller utvalg
  • det blir gjort vesentlige endringer i kommunens delegeringsreglement
  • kommunale oppgaver blir overført til virkskomheter utenfor kommunene

Arkivansvarlig avgjør om det er behov for oppdatering av arkivplanen når

  • det blir tatt i bruk ny versjon av arkivnøkkel
  • det blir tatt i bruk nye versjoner av datasystem for lagring av informasjon

Arkivansvarlig skal ha melding om alle endringer med mulig følge for arkivet i god til før det blir satt i verk og har rett til å uttale seg om de følgene de kan få for arkivet