Håndbok for saksbehandling og arkiv - Orkdal kommune

Arkivplan for Orkdal kommune

kommuneblomst Orkdal

Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for retningslinjene

I kommunene er arkivansvaret en del av det overordna administrative ansvaret som er tillagt administrasjonssjefen (rådmannen), jfr. Kommunelovens § 23.

Dette ansvaret er i Orkdal kommune delegert til arkivleder som har kontroll og oppfølgingsansvar for arkivet.
Dette innebærer også at arkivleder skal gi rettleiing, råd og instrukser for arkivarbeidet i samsvar med forutsetningene gitt i eller i medhold av Lov om arkiv og Forskrift om offentlig arkiv.

Arkivanvsvarlig skal involveres i forbindelse med anskaffelse av nye systemer som skal håndtere dokumenter.

Saksbehandling

All saksbehandling skal skje i kommunens sak/arkivsystem eller fagsystemer. Ingen arkivverdige dokumenter skal lagres i personlige filer/mapper.

Oppdatering av arkivplanen

Oppdatering av arkivplanen skal skje når:

  • en kommunal enhet oppretter et nytt arkiv eller arkivdel
  • det blir tatt i bruk ny arkivnøkkel
  • en kommunal enhet tar i bruk et nytt datatsystem for lagring av arkivverdig informasjon
  • en kommunal enhet blir lagt ned eller opprettet
  • det blir oprettet eller lagt ned et styre eller utvalg
  • det blir gjort vesentlige endringer i kommunens delegeringsreglement
  • kommunale oppgaver blir overført til virkskomheter utenfor kommunene

Arkivansvarlig avgjør om det er behov for oppdatering av arkivplanen når

  • det blir tatt i bruk ny versjon av arkivnøkkel
  • det blir tatt i bruk nye versjoner av datasystem for lagring av informasjon

Ved hvert årsskifte skal arkivplanen tas ut i PDF format og arkiveres i kommunens sak/arkiv-system.