Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for retningslinjene
I kommunene er arkivansvaret en del av det overordna administrative ansvaret som er tillagt administrasjonssjefen (rådmannen), jfr. Kommunelovens § 23.
Dette ansvaret er i Orkdal kommune delegert til arkivleder som har kontroll og oppfølgingsansvar for arkivet.
Dette innebærer også at arkivleder skal gi rettleiing, råd og instrukser for arkivarbeidet i samsvar med forutsetningene gitt i eller i medhold av arkivloven.
Saksbehandling
All saksbehandling skal skje i kommunens sak/arkivsystem eller fagsystemer. Absolutt ingen kommunale dokumenter skal lagres i personlige filer/mapper.
Denne planen skal derfor til en hver tid være i bruk av saksbehandlere og arkivpersonell i Orkdal kommune.
Oppdatering av arkivplanen
Oppdatering av arkivplanen skal skje når:
- en kommunal enhet oppretter et nytt arkiv eller arkivdel
- det blir tatt i bruk ny arkivnøkkel
- en kommunal enhet tar i bruk et nytt datatsystem for lagring av arkivverdig informasjon
- en kommunal enhet blir lagt ned eller opprettet
- det blir oprettet eller lagt ned et styre eller utvalg
- det blir gjort vesentlige endringer i kommunens delegeringsreglement
- kommunale oppgaver blir overført til virkskomheter utenfor kommunene
Arkivansvarlig avgjør om det er behov for oppdatering av arkivplanen når
- det blir tatt i bruk ny versjon av arkivnøkkel
- det blir tatt i bruk nye versjoner av datasystem for lagring av informasjon
Arkivansvarlig skal ha melding om alle endringer med mulig følge for arkivet i god til før det blir satt i verk og har rett til å uttale seg om de følgene de kan få for arkivet
|
